XII zmiana Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku
UCHWAŁA NR 15/93/2011
ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO
z dnia 2 marca 2011 r.
w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku
Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 z późn. zm.1) uchwala się, co następuje:
1) w § 22 po pkt 22 dodaje się pkt 22a w brzmieniu: „22a) realizowanie zasad kontroli zarządczej;”; 2) § 43 otrzymuje brzmienie: „§ 43. Zadania określone w § 42 realizują: 1) Referat Programowania i Koordynacji RPOWP, do zadań którego należy w szczególności: a) opracowanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 i zmian w treści RPOWP, b) koordynacja przygotowywania i aktualizacji dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP, w tym: - Szczegółowego Opisu Priorytetów RPOWP na lata 2007-2013, - Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPOWP na lata 2007-2013, - Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPOWP na lata 2007-2013, - wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP, c)organizowanie oceny (ewaluacji) Programu, d)archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów, e)przeprowadzanie oceny formalnej oraz merytorycznej Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej, ogłaszanie wyników oceny i informowanie beneficjenta o wynikach oceny, f)sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu, g)ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów, h)współpraca z Komisją Europejską, Instytucją Koordynującą RPO, Instytucją Koordynującą Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, Instytucją Certyfikującą, Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji i Instytucją Audytową, i) obsługa KSI (SIMIK 07-13) i SFC2007, j) owołanie, organizacja i przewodzenie pracom Grupy Sterującej Ewaluacją; - przygotowywanie harmonogramów naboru wniosków o dofinansowanie - przygotowanie i aktualizacja kryteriów wyboru projektów dla poszczególnych działań/osi priorytetowych, - ogłaszanie konkursów, - rejestracja wniosków o dofinansowanie, - ocena poprawności formalnej wniosków o dofinansowanie, b) organizowanie procesu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie, w tym: - obsługa prac Komisji Oceny Projektów, - przygotowywanie list rankingowych, - ogłaszanie wyników oceny merytorycznej na stronie internetowej, - informowanie beneficjentów o wynikach oceny wniosków, c) organizowanie prac związanych z podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie wyboru projektów do dofinansowania, w tym: - przygotowywanie projektu uchwał Zarządu o wyborze wniosków do wsparcia, - ogłaszanie decyzji Zarządu na stronie internetowej i w BIP, d) obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI, e) zawieranie i aneksowanie pre-umów dla projektów kluczowych, f) monitorowanie projektów kluczowych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, g) ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów, h) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów, w tym: - informowanie beneficjenta o przyznanym dofinansowaniu i terminie podpisania umowy, - kompletowanie niezbędnych załączników do umowy, i) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP, j) sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu, k) przygotowanie zbiorczych list członków Komisji Oceny Projektów, l) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów; a)monitorowanie postępów realizacji RPOWP, w tym wskaźników, b)przygotowywanie informacji o stanie realizacji RPOWP, m.in. na posiedzenia Komitetu Monitorującego RPOWP, Zarządu Województwa i Sejmiku Województwa Podlaskiego, c)sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji RPOWP d)udzielanie odpowiedzi na uwagi KE do sprawozdania rocznego lub końcowego, e)przygotowanie materiałów na spotkania roczne z KE, f) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP, g) obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SFC2007, h) administrowanie i obsługa LSI oraz SWOM, i) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów, j)organizacyjno-techniczne przygotowanie i obsługa posiedzeń Komitetu Monitorującego RPOWP, k) ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów; a) przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów, b) prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji projektów oraz przygotowywanie prognoz finansowych w ramach obsługiwanych osi/działań, c) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność od Beneficjentów, w tym: - ocena formalna i merytoryczna wniosków o płatność beneficjenta oraz dołączonych załączników, - poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach o płatność, - wystawianie dyspozycji przelewu środków w oparciu o zweryfikowane i potwierdzone wnioski o płatność beneficjentów, - sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, - sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu, - raportowanie o zaistniałych nieprawidłowościach w obrębie obsługiwanych osi/działań RPOWP, - sporządzanie dokumentów niezbędnych do sporządzania poświadczenia d) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zapotrzebowania na środki finansowe na współfinansowanie obsługiwanych działań, e)sporządzanie w określonych terminach uaktualnionej prognozy wydatków w zakresie swoich działań, f) obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI, g)udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP, h) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów, i) wprowadzanie zleceń płatności w systemie BGK - Zlecenia, j) przeprowadzanie kontroli krzyżowych,
§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowiącym załącznik do uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego Nr 171/2565/09 z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wprowadza się następujące zmiany:
2) Referat Oceny i Wyboru Wniosków do zadań którego należy w szczególności:
a) organizowanie procesu naboru wniosków o dofinansowanie, w tym:
i przedkładanie ich do akceptacji Zarządu Województwa,
3) Referat Monitorowania i Sprawozdawczości RPOWP, do zadań którego należy
w szczególności:
i przekazywanie ich właściwym instytucjom,
4) Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Przedsiębiorczości i Innowacyjności do zadań którego, w ramach Osi Priorytetowej I i Działania 3.2, należy w szczególności:
i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC
w ramach działań obsługiwanych przez referat,
k) monitorowanie realizacji wskaźników RPOWP z zakresu zadań referatu;
5) Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny do zadań którego, w ramach Osi Priorytetowej II – VI (z wyłączeniem Działania 3.2), należy w szczególności:
a) przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów,
b) prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji projektów oraz przygotowywanie prognoz finansowych w ramach obsługiwanych osi/działań,
c) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność od Beneficjentów, w tym:
- ocena formalna i merytoryczna wniosków o płatność beneficjenta,
- poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach o płatność,
- wystawianie dyspozycji przelewu środków w oparciu o zweryfikowane i potwierdzone wnioski o płatność beneficjentów,
- sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,
- sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu,
- raportowanie o zaistniałych nieprawidłowościach w obrębie obsługiwanych osi/działań RPOWP,
- sporządzanie dokumentów niezbędnych do sporządzania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC w ramach działań obsługiwanych przez referat,
d) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zapotrzebowania na środki finansowe na współfinansowanie obsługiwanych działań,
e) sporządzanie w określonych terminach uaktualnionej prognozy wydatków w zakresie swoich działań,
f) obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI,
g) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,
h) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów,
i) wprowadzanie zleceń płatności w systemie BGK - Zlecenia,
j) przeprowadzanie kontroli krzyżowych,
k) monitorowanie realizacji wskaźników RPOWP z zakresu zadań referatu;
6) Samodzielne stanowisko pracy ds. procedury odwoławczej I instancji, do zadań którego należy w szczególności:
a) przyjmowanie i rozpatrywanie protestów - składanych przez wnioskodawców - od negatywnej oceny projektów,
b) przyjmowanie i przekazywanie do II instancji wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy,
c) prowadzenie rejestru odwołań w ramach etapu przedsądowego,
d) prowadzenie rejestru skarg w ramach etapu postępowania przed sądami administracyjnymi,
e) współdziałanie z Biurem Prawnym w zakresie wnoszenia przez IZ skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego,
f) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów,
g) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,
h) sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań stanowiska,
i) obsługa LSI;
7) Referat Kontroli RPOWP, do zadań którego należy w szczególności:
a) przygotowywanie projektów planów kontroli na miejscu realizacji projektów współfinansowanych w ramach RPOWP,
b) dokonywanie kontroli na miejscu realizacji projektów realizowanych na podstawie zawartych umów o dofinansowanie/wydanych decyzji oraz analiza raportów z kontroli przeprowadzonych przez inne uprawnione podmioty w powyższym zakresie,
c) sporządzanie informacji pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli,
d) przygotowywanie danych do raportów o nieprawidłowościach oraz zestawień nieprawidłowości wykrytych przez referat, w zakresie projektów realizowanych w ramach RPOWP i przekazywanie ich do Referatu Finansów RPOWP,
e) wprowadzanie danych z zakresu pracy referatu do funkcjonujących w Urzędzie systemów informatycznych, w tym w szczególności do KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI,
f) przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz weryfikacja wdrażania zaleceń pokontrolnych przez beneficjentów,
g) opracowywanie i sporządzanie sprawozdań z zakresu pracy referatu,
h) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,
i) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów;
8) Referat Pomocy Technicznej, Informacji i Promocji RPOWP, do zadań którego należy w szczególności:
a) wykonywanie czynności kancelaryjnych, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w tym koordynowanie obiegu korespondencji wpływającej do departamentu,
b) przyjmowanie i rejestr wniosków składanych przez beneficjentów w trakcie ogłoszonych konkursów w ramach RPOWP,
c) prowadzenie określonych spraw pracowniczych pracowników departamentu,
d) zapewnienie pracownikom departamentu materialno-technicznych warunków pracy,
e) ustalanie i prowadzenie kalendarza spotkań dyrekcji departamentu,
f) współdziałanie z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie informatycznej obsługi departamentu,
g) wdrażanie pomocy technicznej RPOWP, w tym:
- opracowywanie planów finansowych, sprawozdań z zakresu pomocy technicznej,
- przygotowywanie Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej oraz zmian w Rocznych Planach Działań Pomocy Technicznej,
- przygotowywanie wniosków beneficjenta o płatność,
- planowanie, monitorowanie i sprawozdawczość wydatków związanych z wdrażaniem RPOWP,
- sprawozdawczość z wykorzystania oraz rozliczanie dotacji celowej w zakresie projektów z Pomocy Technicznej,
- monitorowanie i raportowanie poziomu wdrażania pomocy technicznej,
- organizacja i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry zaangażowanej w realizację RPOWP,
- współpraca z właściwą merytorycznie komórką Urzędu przy opracowywaniu dokumentacji przetargowej,
- przygotowywanie umów związanych z realizacją RPOWP,
h) prowadzenie punktu informacyjnego RPOWP, w tym:
- udzielanie informacji potencjalnym beneficjentom i beneficjentom osobiście, telefonicznie i drogą elektroniczną o możliwościach wsparcia przedsięwzięć, dotyczących w szczególności priorytetów, działań, poddziałań oraz rodzajów projektów, terminów składania wniosków, kwalifikowalności wydatków, wstępnej oceny kwalifikowalności potencjalnego beneficjenta, poziomu dofinansowania projektów, kryteriów wyboru projektów, zasad wypełniania wniosku wraz z niezbędnymi załącznikami,
- upowszechnianie informacji o RPOWP,
- upowszechnianie informacji o projektach oraz efektach realizacji RPOWP,
i) realizacja działań promocyjnych dotyczących RPOWP, w tym:
- inicjowanie i koordynacja działań promocyjnych,
- organizacja szkoleń, konferencji, seminariów dla potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów RPOWP,
- przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych,
- opracowywanie sprawozdań i informacji z zakresu promocji RPOWP na terenie województwa,
- współpraca z mediami w sprawach związanych z informacją i promocją RPOWP;
j) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,
k) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów,
l) ocena wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP,
m) sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu,
n) monitorowanie realizacji wskaźników RPOWP z zakresu zadań referatu;
9) Referat Finansów RPOWP, do zadań którego należy w szczególności:
a) przygotowywanie szacunków wydatków na realizację RPOWP, w tym wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa,
b) sporządzanie harmonogramów zapotrzebowania na środki dotacji celowej oraz środki z budżetu środków europejskich,
c) sporządzanie prognozy wydatków,
d) weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność w ramach Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej,
e) aneksowanie decyzji o dofinansowanie Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej,
f) sporządzanie poświadczenia wydatków oraz wniosków o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej RPOWP do Instytucji Certyfikującej,
g) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych w KSI (SIMIK 07-13),
h) monitorowanie nieprawidłowości w ramach RPOWP,
i) raportowanie o nieprawidłowościach w ramach RPOWP,
j) monitorowanie finansowych postępów realizacji RPOWP, w tym zasady n+2/n+3,
k) obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SFC2007,
l) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją procedur dotyczących wdrażania RPOWP,
m) archiwizowanie dokumentacji związanej z RPOWP na zasadach określonych dla tego typu dokumentów,
n) prowadzenie rejestru decyzji wydanych na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych w ramach RPOWP,
o) prowadzenie ewidencji środków europejskich,
p) weryfikacja zleceń płatności przekazywanych w systemie BGK – Zlecenia,
q) przeprowadzanie kontroli krzyżowej w ramach projektów Pomocy Technicznej,
r) sporządzanie informacji miesięcznej z realizacji RPOWP,
s) sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań referatu;
10) Samodzielne stanowisko pracy „Koordynator ds. Pomocy Publicznej”, do zadań którego należy, w szczególności:
a) dokonywanie weryfikacji projektów w zakresie pomocy publicznej,
b) przygotowywanie opinii, analiz i ekspertyz dotyczących projektów objętych pomocą publiczną,
c) weryfikacja sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej,
d) prowadzenie rejestru opinii i rozstrzygnięć wspólnotowych i krajowych organów ochrony konkurencji w przedmiocie pomocy publicznej,
e) publikowanie informacji (dokumentów) dotyczących pomocy publicznej w BIP, na portalach wewnętrznych i stronach internetowych UMWP,
f) przeprowadzanie konsultacji z pracownikami Referatu Oceny i Wyboru Wniosków
w zakresie oceny projektów pod kątem występowania pomocy publicznej,
g) koordynowanie współpracy z UOKiK w zakresie postępowania w sprawach dotyczących pomocy publicznej,
h) udział w pracach krajowej Grupy Roboczej ds. Pomocy Publicznej, w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących pomocy publicznej oraz doskonalenie własnych kwalifikacji w tym zakresie drogą samokształcenia,
i) sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań stanowiska,
j) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,
k) ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów,
l) uczestnictwo w przygotowywaniu opinii oraz pism procesowych w sprawach dotyczących realizacji RPOWP,
m) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.”;
3) po § 126 dodaje się § 127 w brzmieniu:
„§ 127. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).”;
4) w § 128 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„§ 128. 1. Marszałek, Wicemarszałkowie oraz Członkowie Zarządu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach 1200 – 1630.”;
5) w § 152 pkt 11 otrzymuje brzmienie:
„11) pisma w sprawach każdorazowo zastrzeżonych przez Marszałka do jego podpisu;”.
§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.
§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.