Zarządzenie nr 11/03 Marszałka Wojeództwa Podlaskiego
z dnia 10 marca 2003 roku
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, zwanym dalej "Urzędem" , oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją.
2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Urzędu Marszałkowskiego, Dyrektora Biura Sejmiku Województwa Podlaskiego, Dyrektora Biura Informacji i Promocji Województwa oraz dyrektorów departamentów Urzędu Marszałkowskiego lub kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych,

2) kierowniku archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć również pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego,

3) departamencie - należy przez to rozumieć departament, Biuro Sejmiku oraz równorzędne komórki organizacyjne urzędu,

4) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów samorządu województwa ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.

§ 2.

1. Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym dzieli się na:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi",

2) dokumentację inną niż określoną w pkt. 1, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną".

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe bez względu na sposób ich wytworzenia.
3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z:

1) dokumentacją tajną,

2) dokumentacją projektową, geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audio-wizualną - jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa.

4. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

1) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się symbolem "A",

2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem "B", z tym, że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji o której mowa w ust. 4 pkt. 2) lit. a) uznając ją za materiały archiwalne.

§ 3.

1. Materiały archiwalne ("A") przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, a po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
2. Dokumentację niearchiwalną ("B") archiwa zakładowe przechowują przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

ROZDZIAŁ II

Przepisy szczegółowe

1. Organizacja archiwum zakładowego

§ 4.

1. Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę urzędu. Prowadzenie archiwum zakładowego należy do zadań departamentu administracyjno-gospodarczego.
2. Dla oddziałów Terenowych Urzędu nie tworzy się oddzielnych archiwów zakładowych

2. Lokal archiwum zakładowego

§ 5.

1. Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać:

1) pomieszczenie biurowe, służące do pracy biurowej pracowników archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych,

2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

3) pomieszczenie, służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę.

2. Oddziały Terenowe Urzędu powinny posiadać co najmniej magazyn, służący do przechowywania materiałów i dokumentacji niearchiwalnej.
3. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie mieścić się na parterze. Lokal powinien posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, instalację elektryczną i dobrą wentylację. Okna lokalu powinny być w miarę możliwości, skierowane na północ lub południowy-wschód. Zaleca się gładką fakturę podłóg. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 14 ~ 18 °C, wilgotność w granicach 50 - 60%.
4. Wyboru lokalu na archiwum zakładowe należy dokonać w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
5. Umeblowanie archiwum zakładowego powinno składać się z biurek, szaf, stołu do prac archiwalnych, półek, regałów, drabin itp.
6. Półki w magazynie powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji.
7. Półki powinny być ustawione wzdłuż ścian, prostopadle do otworów okiennych. Odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm. Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.
8. W magazynie nie wolno ustawiać pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu.
9. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum zakładowego musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe, tj: gaśnice proszkowe, koce gaśnicze itp., ustalone w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej.
10. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
11. W magazynie należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza, a wyniki pomiarów rejestrować w książeczce kontrolnej. Co najmniej dwa razy w roku w magazynie przeprowadza się odkurzanie dokumentacji. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczeń magazynowych powinny być zasłaniane lnianymi zasłonami.

3. Zakres działania archiwum zakładowego

§ 6.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych Komórek organizacyjnych Urzędu,
2. opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie,
3. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
4. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

4. Obowiązki pracownika archiwum zakładowego

§ 7.

1. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada kierownik archiwum zakładowego.
2. Kierownik archiwum zakładowego odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.
3. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.
4. Kierownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego. W szczególności sprawozdanie powinno wykazywać ilość dokumentacji w metrach bieżących:

1) przyjętej do archiwum zakładowego,

2) przekazanej do archiwum państwowego /kategoria "A"/,

3) wydzielonej na makulaturę,

4) przekazanej do zbiornic makulatury,

5) udostępnionej - w liczbie kart udostępnienia.

5. Przez metr bieżący (mb) dokumentacji rozumie się taką ilość materiałów jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki.
6. W razie zmiany na stanowisku kierownika archiwum zakładowego, przekazanie archiwum zakładowego odbywa się protokolarnie.
7. Kierownik oraz pracownicy archiwum zakładowego obowiązani są znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną dla organów samorządu województwa oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego departamenty prowadzą akta.
8. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego - poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem - należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.

5. Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§ 8.

1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób jej przekazywania do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.
2. Szczegółowy terminarz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego opracowuje kierownik archiwum zakładowego, w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym.
3. Poszczególne departamenty przekazują uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych według ustalonego terminarza. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla akt kat. B oraz w czterech dla kat. A ;dwa lub trzy egzemplarze zachowuje archiwum zakładowe, trzeci lub czwarty pozostaje w departamencie przekazującym dokumentację. Spis podpisuje dyrektor departamentu przekazującego dokumentację lub upoważniony do tego pracownik oraz kierownik archiwum zakładowego. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
4. Kierownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kategorii "A" przejętej przez archiwum zakładowe.
5. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez departamenty własnego urzędu. Dokumentację pochodzącą z innych jednostek organizacyjnych, archiwum zakładowe może przechowywać jedynie na polecenie bezpośredniego przełożonego, po dopełnieniu przez jednostkę przekazującą obowiązku rejestracji ich w archiwum państwowym.

6. Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 9.

1. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamaną przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 40 poz. 70 - oznacza się sygnaturą 40/70).
2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującą się w archiwum zakładowym, drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych departamentów.
3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

1) spisy zdawczo-odbiorcze,

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,

3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb,

4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego i protokoły zdawczo-odbiorcze,

6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami przekazanej dokumentacji kategorii "B" oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego,

7) środki ewidencyjne wymienione w punktach 1, 2, 4, 5 i 6 należą do dokumentacji kategorii "A".

7. Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 10.

1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego departamentu przeznacza się oddzielne miejsce w archiwum zakładowym. Z braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności napływu w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.
2. Dokumentację układa się na półkach pionowo systemem bibliotecznym lub poziomo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony do prawej w kolejności sygnatur.
3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach - futerałach.
4. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.
5. W magazynie archiwum zakładowego powinien być wywieszony szkic sytuacyjny, wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji.

8. Udostępnianie dokumentacji w archiwum

§ 11.

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii "A" i "B" dla celów służbowych i naukowo- badawczych.
2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą dyrektora tego departamentu, z którego dokumentacja pochodzi na podstawie kart udostępnienia. Na udostępnienie dokumentacji departamentu zlikwidowanego zgodę wyraża dyrektor departamentu, który przejął jego zakres działania lub - jeżeli takiego departamentu nie można ustalić - bezpośredni przełożony kierownika archiwum zakładowego.
3. Udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika.
5. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Należy wówczas dokumentację ponumerować oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, itp., dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki itp.) .
6. Poza lokal archiwum zakładowego nie można wypożyczać :

1) dokumentacji zastrzeżonej przez dyrektora departamentu, który ją przekazał,

2) dokumentacji uszkodzonej,

3) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadzają wyłącznie pracownicy tego archiwum.
8. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą.

9. Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację

§ 12.

1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.
2. Kierownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej.
3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, kierownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:

1) kierownik archiwum zakładowego,

2) wypożyczający dokumentację,

3) dyrektor departamentu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, trzeci - przekazuje się dyrektorowi departamentu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.
5. Dyrektor departamentu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej za zaginioną lub uszkodzoną dokumentację.

10. Wydzielanie dokumentacji

§ 13.

1. Co roku kierownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie dokumentacji kategorii "A" podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,

2) wyłączenie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę,

3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE" przeznaczonej do ekspertyzy.

2. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Komisja składa się z przewodniczącego wyznaczonego przez dyrektora urzędu, przedstawiciela zainteresowanego departamentu, znającego całość pracy tego departamentu oraz kierownika lub pracownika archiwum zakładowego.
3. Wydzielenie dokumentacji departamentów odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.
4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii "A", natomiast można wnioskować o przekwalifikowanie dokumentacji kategorii "B" do kategorii "A", oraz przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kategorii "B".
5. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy dokumentacji kategorii "A" i "B".
6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia dyrektorowi departamentu, z którego dokumentacja pochodzi oraz bezpośredniemu przełożonemu kierownika archiwum.

11. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 14.

1. Po upływie terminu określonego w §3 instrukcji - archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne całego urzędu do właściwego archiwum państwowego, na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.
2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, sporządzonego przez archiwum zakładowe ,w trzech egzemplarzach i podpisanego przez dyrektora urzędu; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, dwa egzemplarze przesyła się wraz z wnioskiem do archiwum państwowego.
3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych urzędu do archiwum państwowego należy do spisu materiałów dołączyć krótką notatkę, zawierającą datę powołania urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze organizacyjnej lub w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych.
4. Datę przekazania materiałów wpisuje archiwum zakładowe w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego.
5. Koszt przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi przekazujący.

12. Przeznaczenie materiałów kategorii "B" na makulaturę

§ 15.

1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należ przesyłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokołem sporządza się w dwóch egzemplarzach.
2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazana do zbiornicy surowców wtórnych lub zniszczenia.

13. Nadzór nad archiwum zakładowym

§ 16.

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby upoważnione przez dyrektora urzędu oraz organy wyższego stopnia.
2. Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ustalenie prawidłowości pracy archiwum zakładowego.
3. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego archiwum państwowego, którzy sprawują nadzór nad sposobami zabezpieczania, gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz nad metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania w archiwum zakładowym.