Działalność gospodarcza w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania

  • Podejmowanie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania. Postępowanie prowadzi i informacji udziela Biuro Administracyjne.

    Archiwum Zakładowe
    pok. nr 025                                  
    tel.  85 66 54 556
    fax. 85 66 54 567
    e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl  

     
  • Obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych podlegają podmioty, których prowadzona działalność gospodarcza opiera się na przechowywaniu i udostępnianiu dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy (art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach <Dz. U. z 2019 r. poz. 553 z późn. zm.>).
  • Zakłady pracy przechowujące dokumentację pracowników i byłych pracowników nie mają obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej przez pracodawcę jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) i nie wymaga zgłoszenia.
  • Biura rachunkowe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich klientów, szkoły wyższe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich pracowników, oraz pozostałe zakłady pracy przechowujące akta osobowe i płacowe pracowników i byłych pracowników, oraz akta pracowników zakładu, którego są następcą prawnym bądź np. pracowników przejętych w związku z art. 23¹ k. p. – nie podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez marszałków poszczególnych województw.
     
    Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie:
    1. Pisemnego wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:
    • nazwę firmy przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres lub adres zamieszkania;
    • numer w rejestrze przedsiębiorców
    • numer identyfikacji podatkowej /NIP/,o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
    • imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
    • określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
    • określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
    • oświadczenie, iż przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
      a) nie ma zaległości podatkowych
      b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań ZUS
      c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego

    2. Oświadczenia złożonego przez przedsiębiorcę o następującej treści:
    „Oświadczam że:
    • dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
    • znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”

    3. Oświadczenie powinno również zawierać:
    • nazwę firmy przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres lub adres zamieszkania;
    • oznaczenie miejsca oraz datę złożenia oświadczenia;
    • podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

    Wniosek należy składać bezpośrednio w                                                          
    Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego            
    Kancelaria Ogólna                                                            
    ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1                                             
    15-888 Białystok                                                                 
    tel. 85 66 54 549

        za pośrednictwem poczty na adres:
        Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
        Archiwum Zakładowe
        ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
        15-888 Białystok



  PRZEDSIĘBIORCY WPISANEMU DO REJESTRU JEST WYDAWANE ZAŚWIADCZENIE O WPISIE
  Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 ze zm.).
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005  Nr 32, poz. 284).
  • Rozporządzenie Ministra kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 r. Nr 68, poz. 596).
  • Rozporządzenie Ministra kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005 r. Nr 28, poz. 240).
  • Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U.z 2018 r. poz.646 ze zm.)
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.).
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz.1635 ze zm

 Regulamin świadczenia usług powinien określać w szczególności:
     1. zakres świadczonych usług;
     2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;
     3. ogólne zasady zabezpieczania dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
     4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
     5. tryb przyjmowania interesantów;
     6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
     7. wysokość opłat pobieranych za usługi;
     8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji;

 

Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.