Oferta pracy na stanowisko: dyrektor z dnia 2019-04-11
- Numer konkursu
- OR-III.210.22.2019
- Departament
- Biuro Administracyjno-Gospodarcze
- Data
- 2019-04-11
- Termin składania ofert
- 2019-04-23
- Stanowisko
- dyrektor
OR-III.210.22.2019
OGŁOSZENIE O NABORZE
Marszałek Województwa Podlaskiego
ogłasza otwarty i konkurencyjny nabór kandydatów na wolne stanowisko
dyrektora biura
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku
Ofertę na stanowisko dyrektora biura w Biurze Administracyjno-Gospodarczym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, może złożyć kandydat, który spełnia następujące wymagania:
I. Wymagania niezbędne:
- posiadanie obywatelstwa polskiego;
- posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
- niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
- nieposzlakowana opinia;
- wykształcenie: wyższe magisterskie; kierunek: prawo, ekonomia, administracja, zarządzanie;
- staż pracy: ogółem minimum 5 lat;
- umiejętności zawodowe: doświadczenie w kierowaniu zespołem; znajomość ustaw i przepisów wykonawczych: ustawy o samorządzie województwa, ustawy o pracownikach samorządowych, ustawy o finansach publicznych, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
- Wymagania dodatkowe:
- umiejętność planowania i organizowania pracy własnej i zespołu;
- samodzielność i kreatywność w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów;
- umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidywalnych i kryzysowych;
- komunikatywność, wysoka kultura osobista, dyspozycyjność i odporność na stres.
III. Dyrektor biura będzie wykonywał następujące zadania:
Nadzór i kierowanie pracą Biura Administracyjno-Gospodarczego, w szczególności w zakresie:
- Referatu Technicznego, do zadań którego należy w szczególności:
- przygotowywanie projektów umów dotyczących administracyjno-technicznego funkcjonowania Urzędu, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających z umów;
- administrowanie mieniem i budynkami Urzędu oraz gospodarowanie pomieszczeniami, zapewnienie właściwego oznakowania siedziby i pomieszczeń Urzędu;
- zapewnienie utrzymania właściwego stanu technicznego budynków, tj. eksploatacja, konserwacja, remonty kapitalne i bieżące budynków;
- zapewnienie właściwej ochrony budynków i mienia oraz monitoringu;
- obsługa multimedialna i techniczna sal konferencyjnych;
- zapewnienie usług operatorskich w zakresie telefonii stacjonarnej i komórkowej;
- organizacja transportu - zapewnienie sprawnego funkcjonowania usług transportowych w Urzędzie, prowadzenie gospodarki paliwowej, ubezpieczanie oraz terminowe wykonywanie okresowych badań technicznych pojazdów Urzędu, prowadzenie analiz w zakresie funkcjonowania taboru samochodowego;
- zapewnienie utrzymania we właściwym stanie technicznym sprzętu biurowego, w tym zlecanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych oraz bieżącej konserwacji;
- dokonywanie zakupów zgodnie z planem wydatków, usług związanych z bieżącym utrzymaniem i eksploatacją budynków oraz środków transportu będących w dyspozycji Urzędu oraz innych usług związanych z zapewnieniem materialno-technicznych warunków pracy Urzędu, bez względu na źródło finansowania;
- planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu;
- prowadzenie małej poligrafii (powielarni);
- zabezpieczenie warunków materiałowo-technicznych zapewniających przygotowanie i przeprowadzenie referendum i wyborów do Sejmiku;
- przygotowywanie postępowań dotyczących zamówień publicznych oraz dokonywanie zakupów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Referatu;
- opracowywanie planu budżetu oraz inicjowanie przedsięwzięć zmierzających do racjonalizacji/ograniczenia wydatków ponoszonych przez Urząd;
- Archiwum Zakładowego, do zadań którego należy w szczególności:
- wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej oraz zasad instrukcji archiwalnej;
- udzielanie instruktażu oraz wyjaśnień w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej;
- przygotowywanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
- przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej;
- prowadzenie Archiwum Zakładowego, w tym:
- porządkowanie zasobu archiwalnego, w tym inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Białymstoku, wybrakowanej dokumentacji na zniszczenie;
- organizowanie i przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od departamentów Urzędu, a także likwidowanych jednostek organizacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- wydawanie zaświadczeń oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia pracowników zlikwidowanych zakładów pracy;
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
- porządkowanie akt i sporządzanie sprawozdań z przejętej dokumentacji do Archiwum Państwowego w Białymstoku;
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
- wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z Koordynatorem czynności kancelaryjnych;
- udostępnianie oraz wypożyczanie przechowywanej dokumentacji;
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
- przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do ekspertyzy przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe;
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
- prowadzenie rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz wydawanie zaświadczeń;
- prowadzenie kontroli działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;
- Referatu Zaopatrzenia, do zadań którego należy w szczególności:
- utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu;
- planowanie zapotrzebowania na artykuły niezbędne do realizacji merytorycznych zadań Urzędu;
- zapewnienie materialno-technicznych warunków do realizacji merytorycznych zadań Urzędu (zaopatrzenie w artykułu biurowe i papiernicze, materiały eksploatacyjne, artykuły spożywcze, środki czystości i artykuły jednorazowe, pieczęci urzędowe i stemple, meble biurowe, kwiaty, prasę, książki i publikacje, zakupy telefonów komórkowych, drobnego sprzętu stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy i wyposażenia biurowego z wyłączeniem sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, zlecanie emisji ogłoszeń w prasie, wydruku wizytówek, uiszczanie opłat za abonament radiowo-telewizyjny, zaopatrzenie w bilety komunikacji miejskiej, zakup odzieży ochronnej i roboczej);
- prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i stempli oraz odbiorników radiowych i telewizyjnych;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia w oparciu o aplikację do zarządzania majątkiem i przeprowadzania inwentaryzacji – STOCK (wprowadzanie, oznaczanie, bieżąca i okresowa analiza danych, generowanie raportów i wydruków); generowanie dokumentów OT, PT, LT i innych w formie papierowej i elektronicznej, kartotek ewidencji wyposażenia indywidualnego oraz potwierdzanie w kartach obiegowych rozliczania się pracowników z posiadanego sprzętu, wyposażenia i pieczęci urzędowych i służbowych, kartotek odzieży ochronnej i roboczej;
- likwidacja pieczęci urzędowych i stempli, środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, przekazywanie zużytych materiałów eksploatacyjnych i przygotowywanie rocznych sprawozdań o odpadach;
- przekazywanie aktualnych danych do komórki finansowo-księgowej, m. in. dotyczących zmian ilościowych, zwiększeń lub zmniejszeń środków trwałych oraz uzgodnień stanów;
- przygotowywanie projektów umów dotyczących funkcjonowania Urzędu w zakresie ww. zadań, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających z umów;
- planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu;
- przygotowywanie postępowań dotyczących zamówień publicznych oraz dokonywanie zakupów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Referatu;
- opracowywanie planu budżetu oraz inicjowanie przedsięwzięć zmierzających do racjonalizacji/ograniczenia wydatków ponoszonych przez Urząd. IV. Warunki pracy na danym stanowisku: Praca administracyjno-biurowa z obsługą komputera wykonywana w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. Budynek dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.Proponowane warunki zatrudnienia: Umowa o pracę zawarta zostanie zgodnie z przepisami art. 16 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2018, poz. 1260 ze zm.), wynagrodzenie zasadnicze brutto w przedziale 4 000 zł – 4 600 zł., dodatek funkcyjny, dodatek za wieloletnią pracę. V. Oferty kandydatów na stanowisko dyrektora biura powinny zawierać:
- list motywacyjny własnoręcznie podpisany;
- życiorys lub CV;
- kserokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych magisterskich;
- kserokopie dokumentów (świadectw pracy, zaświadczeń itp.) potwierdzających staż pracy tj. ogółem minimum 5 lat;
- oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych;
- oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
- oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zgodnie z załączonym wzorem.
Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z podaniem przez kandydata imienia, nazwiska i adresu zwrotnego oraz z dopiskiem „Nabór na stanowisko dyrektora biura w Biurze Administracyjno-Gospodarczym OR-III.210.22.2019",
w terminie do 23 kwietnia 2019 r.
na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
15-888 Białystok
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
lub dostarczyć osobiście do pokoju 123 w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
O zachowaniu terminu wskazanego w ogłoszeniu decyduje data wpływu do Urzędu. Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po terminie nie będą rozpatrywane.
Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1.
VI.W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia niniejszego ogłoszenia, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.
VII. Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w sposób inny niż określony w ogłoszeniu, bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku nie odsyła dokumentów złożonych i niewykorzystanych w procesie rekrutacji. Kandydat może je odebrać osobiście (po podaniu numeru konkursu) w Referacie Kadr i Szkoleń (pok. 119) po zakończeniu procedury rekrutacji. Nieodebrane dokumenty aplikacyjne przekazane zostaną do Archiwum Zakładowego po upływie miesiąca od dnia zakończenia postępowania konkursowego.
Białystok, dnia 11 kwietnia 2019 r.
z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
Bogdan Minkiewicz
Sekretarz Województwa
OŚWIADCZENIE KANDYDATA o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przedstawionych przeze mnie dokumentach w celu realizacji procesu rekrutacji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
Informacja Administratora w stosunku do osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Marszałek Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1. 15-888 Białystok, tel. +48 (85) 66 54 549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl.
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl.
- Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych w celu realizacji procesu rekrutacji są: a) obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie kategorii danych określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktach wykonawczych, a także w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; b) wyrażona przez Pana/Panią zgoda na przetwarzanie swoich danych osobowych w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. a) i/lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) w zakresie pozostałych kategorii danych.
- Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, operatorowi pocztowemu, podmiotom realizującym archiwizację, obsługę informatyczną. Ponadto informacja o wyniku procesu rekrutacji zostanie opublikowana w BIP Urzędu (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania).
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji, po upływie miesiąca od dnia jego zakończenia zostaną przekazane do Archiwum Zakładowego w celu zniszczenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie kategorii danych określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktach wykonawczych, a także w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.
…………………………………
data i podpis kandydata