Konkurs na podmiot prowadzący Centrum Informacji Turystycznej (CIT) w budynku Opery i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku

Zarząd Województwa Podlaskiego

ogłasza konkurs

na podmiot prowadzący Centrum Informacji Turystycznej (CIT) w budynku Opery i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku

 

Centrum Informacji Turystycznej jest jednym z zadań realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego projektu finansowanego w ramach Osi priorytetowej III. Rozwój turystyki i kultury, Działania 3.1 Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu pn. „Podlaskie – odwieczna potrzeba natury”.

Centrum Informacji Turystycznej ma pełnić funkcję informacji miejskiej i regionalnej. Zostanie umeblowane i wyposażone w sprzęt komputerowy przez UMWP. Podmiot wyłoniony w konkursie będzie zobowiązany do:

  • nieodpłatnego prowadzenia CIT,
  • podpisania umowy na dzierżawę powierzchni z Operą i Filharmonią Podlaską – Europejskie Centrum Sztuki,
  • podpisania umowy na użyczenie sprzętu z Województwem Podlaskim.

 

  1. Zakres zadań podmiotu wyłonionego w ramach konkursu:
  1. Planowanie i prowadzenie całorocznego Centrum Informacji Turystycznej ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez:
  1. dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu CIT należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne,
  2. pracę w CIT w okresie tzw. długiego weekendu od 01.05 do 03.05 a w okresie od 01 czerwca do 15 września również w soboty i niedziele,
  3. obsługa turystów zagranicznych w co najmniej dwóch językach obcych,
  4. kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do CIT, dzwoniących czy przesyłających listowne prośby i zapytania,
  5. pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych,
  6. przyjmowanie uczniów ze szkół i uczelni o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp.
  7. dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Centrum Informacji Turystycznej.

 

2. Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej województwa Podlaskiego oraz udzielanie informacji poprzez:

a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, wszelkich możliwościach wypoczynku w województwie podlaskim itp.)

  1. budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego,
  2. wsparcia merytorycznego przy tworzeniu portalu informacyjno – promocyjnego oraz jego aktualizacji,
  3. prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej również w językach obcych
  4. prowadzenie statystyk dotyczących liczby turystów odwiedzających CIT,
  5. dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju,
  6. monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania.


3. Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy:

  1. prowadzenie korespondencji z turystami i klientami CIT: udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w CIT, udzielanie odpowiedzi na zapytania,
  2. wysyłanie bezpłatnych informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw,
  3. współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, podmiotami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się kolportażem i sprzedażą wydawnictw o województwie podlaskim oraz pamiątek promujących województwo podlaskie, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres CIT od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp.
  4. nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych,
  5. utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach (przynajmniej raz w roku)
  6. współpraca z Departamentem Edukacji, Sportu i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w zakresie:

    - organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną województwa podlaskiego,
    - przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych,
    - przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe,
    - konsultowanie wydawanych przez CIT materiałów promocyjnych o województwie podlaskim z Departamentem Edukacji, Sportu i Turystyki,

g) współudział w działalności wydawniczej województwa podlaskiego.

4. W miejscu, gdzie powstanie Centrum Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność nie związana z promocją województwa podlaskiego.

    5. Pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem CIT (wynajem powierzchni, media, itd.).

           6. Zapewnienie obsługi kadrowej ze znajomością minimum dwóch języków obcych.

           7. Utrzymania trwałości projektu do 2020 roku.

 

  1. Przy wyborze podmiotu oceniane będzie:
    1. posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności,
    2. posiadanie wiedzy i doświadczenia - prowadzenie informacji turystycznej przez okres, co najmniej 5 lat,
    3. dysponowanie odpowiednią kadrą zdolną do wykonania zamówienia,
    4. sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca prowadzenie Centrum Informacji Turystycznej.
    5. współpraca w zakresie promocji i informacji turystycznej z Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego oraz Polską Organizacją Turystyczną.

W celu potwierdzenia spełnienia warunków pkt 1-4 podmiot składa oświadczenie zgodnie z Załącznikiem nr 1, pkt 5 – oświadczenie zgodnie z Załącznikiem nr 2.

 

  1. Oferta powinna zawierać następujące dokumenty:
    1. Aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 3 miesiące), wydruk lub kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
    2. pisemne oświadczenie podmiotu o niezaleganiu z płatnościami na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego,
    3. Oświadczenie – załącznik nr 1,
    4. Oświadczenie – załącznik nr 2.

  2. Termin i miejsce składania ofert 

Oferty w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Konkurs na podmiot prowadzący Centrum Informacji Turystycznej (CIT) w budynku Opery i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku – nie otwierać przed terminem otwarcia ofert” należy złożyć w terminie 7 dni od dnia ukazania ogłoszenia: osobiście w dni robocze w godz. od 8.00 do 15.30 lub przesłać za pośrednictwem poczty na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 
Sekretariat Departamentu Edukacji, Sportu i Turystyki, p. 314 a (III piętro) 
ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok

O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Rozpatrywane będą wyłącznie oferty złożone w terminie określonym w ogłoszeniu, zawierające komplet wymaganych dokumentów.

Ogłaszający nabór zastrzega sobie prawo do:

  1. wyboru tylko jednego podmiotu prowadzenia Centrum Informacji Turystycznej
  2. unieważnienia naboru bez podania przyczyny.

Wynik konkursu zostanie podany do publicznej wiadomości w formie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego - w dziale Konkursy
w terminie 14 dni od upływu terminu składania ofert.

 

                                            

 

 

 

 

 

Uchwała Nr 212/3013/2014
Zarządu Województwa Podlaskiego
z dnia 21 stycznia 2014 roku

w sprawie wyboru podmiotu prowadzącego Centrum Informacji Turystycznej (CIT) w budynku Opery i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku.

 

Na podstawie art. 41 ust. 1 i art. 14 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596 z późn. zm.1 ) uchwala się, co następuje:

§ 1. 1. Postanawia się dokonać wyboru Podlaskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej na podmiot prowadzący Centrum Informacji Turystycznej (CIT) w budynku Opery i Filharmonii Podlaskiej – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku.
2. Protokół z przeprowadzonego postępowania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Departamentu Edukacji, Sportu i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

§ 3.  Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 


Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w: Dz. U z 2013 r. poz. 645 
 

Załączniki do treści