Kontrola w Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego SP ZOZ w Łomży
PROTOKÓŁ
z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Łomży, Szosa Zambrowska 1, w dniach od 25.08.2006.r do 22.09.2006 r., przez: Alinę Pyłkowską - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 27/06 z dnia 01.09..2006 r., Piotra Chrabołowskiego - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 29/06 z dnia 28.08.2006 r., Halinę Ciura - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 25/06 z dnia 24.08.2006 r.,
ZAKRES KONTROLI
1. działalność i dostępność do udzielanych świadczeń,
2. prowadzenie dokumentacji medycznej,
3. gospodarka finansowa,
4. gospodarowanie mieniem,
5. realizacja działań dostosowawczych,
6. wykorzystanie sprzętu wysokospecjalistycznego.
I. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI, DZIAŁALNOŚĆ I DOSTĘPNOŚĆ DO UDZIELANYCH ŚWIADCZEŃ
Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Łomży zwany w dalszej części protokołu „Pogotowiem”, jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego został wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS 0000059165. NIP 718-16-22-676 nadany przez Urząd Skarbowy w Łomży, REGON 450192689. Siedziba Pogotowia znajduje się w Łomży, przy ul. Szosa Zambrowska 1.
1.2. Dyrektorem Pogotowia jest lek. med. Grzegorz Wasilewski.
1.3 Zastępstwo Dyrektora. W roku 2006 (objętym kontrolą) w schemacie organizacyjnym Pogotowia było przewidziane stanowisko zastępcy dyrektora
1.4. Działem finansowo-księgowym Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łomży kieruje Pan Mieczysław Narolewski, pełniący funkcję Głównego Księgowego. Spełnia on wymagania odnośnie kwalifikacji i doświadczenia zawodowego wymaganego przy pełnieniu stanowiska Głównego Księgowego w Zakładach Opieki Zdrowotnej określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Zdrowotnej z dnia 29 marca 1999 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy w Zakładach Opieki Zdrowotnej oraz art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 1994 r. o rachunkowości.
1.5. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
Grzegorz Wasilewski - Dyrektor Pogotowia
Mieczysław Narolewski - główny księgowy,
oraz inni pracownicy w
1.6. statut - zatwierdzony został Uchwałą Nr XIII/61/99 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 23 sierpnia 1999 roku.
1.7. regulamin organizacyjny - wprowadzony Zarządzeniem Nr 22/99 Dyrektora Pogotowia z dnia 1 grudnia 1999 rok
1.8. Pogotowie nie posiada odrębnego regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy, w Zakładzie obowiązują postanowienia Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy w części dotyczącej wynagrodzeń pracowników, Zbiorowy Układ Pracy obowiązuje od dnia 1 marca 2000 r.. Jego treść została uzgodniona ze Związkami Zawodowymi i zgodnie z post. zaw. w art. 1043 Kodeksu Pracy, wszedł w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.
1.9. Instrukcja Kancelaryjna - W trakcie kontroli stwierdzono, iż Pogotowie w sposób właściwy stosuje instrukcję kancelaryjną będącą załącznikiem do Zarządzenia Nr 29/2000 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 20 grudnia 2000r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla samorządowych jednostek organizacyjnych województwa podlaskiego.
1.10. Do zadań Pogotowia należy:
a. Udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu pomocy doraźnej w razie porodu, wypadku, urazu, albo nagłego zachorowania lub nagłego pogorszenia się stanu zdrowia z zagrożeniem życia oraz usług transportu sanitarnego,
b. Udzielanie zgłaszającym się chorym doraźnych porad lekarskich i doraźnych środków leczniczych w ambulatorium,
c. Prowadzenie rejestracji zgłoszeń i dokumentacji medycznej osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych Pogotowia,
d. Udział oraz pomoc w akcjach ratunkowych w razie klęsk żywiołowych, katastrof oraz innych masowych akcji na terenie swojego działania,
e. Organizowanie szkolenia dla personelu pogotowia ratunkowego i współdziałanie w tym zakresie z innymi jednostkami organizacyjnymi,
f. Systematyczna obserwacja i analiza nieszczęśliwych wypadków i nagłych zachorowań oraz niezwłoczne powiada
g. Sporządzanie okresowych analiz o potrzebach w pomocy doraźnej na obszarze działania określonym w § 2 ust. 5 oraz innych analiz wynikających z zadań stacji, a zleconych przez Marszałka województwa,
h. Prowadzenie racjonalnej eksploatacji i konserwacji środków trwałych i przedmiotów,
i. Opracowywanie projektów planu rzeczowo - finansowego oraz prowadzenie sprawozdawczości z zakresu wykonywanych zadań,
j. Prowadzenie i koordynowanie spraw łączności bezprzewodowej na obszarze swego działania,
II DOSTĘPNOŚĆ I POZIOM ŚWADCZONYCH USŁUG, PROWADZENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ
Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Łomży realizuje świadczenia zdrowotne z zakresu: pomoc doraźna i transport sanitarny oraz podstawowa opieka zdrowotna - nocna i świąteczna pomoc lekarska i pielęgniarska.
W czasie trwania kontroli poddano sprawdzeniu:
2.1. Teczki umów zleceń
Teczka umów zlecenia na dyżury miedzy innymi pielęgniarskie zawierała kilkanaście umów w poszczególnych teczkach były złożone dokumenty przez osoby zainteresowane. Uwagę zwracają niektóre oferty które zawierają jedynie świadectwo ukończenia szkoły pielęgniarskiej, prawo wykonywania zawodu pielęgniarki z lakonicznie napisanym podaniem o „przyjęcie na dyżury pielęgniarskie”. Z tak prowadzonej dokumentacji osobowej nie wynikają kwalifikacje, które poza wykształceniem i prawem wykonywania zawodu są wymagane do udzielania świadczeń zdrowotnych przewidzianych statutem i umowami z POW NFZ (art.5 pkt 25 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych Dz.U.04.210.2135, art. 30 i 43 ustawy o Państwowym Ratownictwie Medycznym z dnia 25 lipca 2001 r. Dz.U.05.267.2256 oraz Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego Dz. U. Nr 94, poz. 1097).
2.2. Książki przyjęć pacjentów
Książkę przyjęć pacjentów w ambulatorium w zakresie nocnej i świątecznej ambulatoryjnej opieki lekarskiej i pielęgniarskiej - świadczenia opieki zdrowotnej udzielane są w warunkach ambulatoryjnych, odpowiednio przez lekarza lub pielęgniarkę w przypadku nagłego zachorowania lub nagłego pogorszenia stanu zdrowia świadczeniobiorcy, a także świadczenia udzielane w związku z potrzebą zachowania ciągłości leczenia, pozostające w zakresie zadań świadczeniodawcy POZ. Świadczenia są udzielane od poniedziałku do piątku w godz. od
Natomiast w gabinecie zabiegowym w książce zabiegowej odnotowane są zabiegi (iniekcje) tylko wynikające z umów pomiędzy Pogotowiem i lekarzami POZ na świadczenia nocnej i świątecznej opieki pielęgniarskiej. W sytuacji gdy pacjent który zgłosił się do lekarza w ambulatorium uzyskał poradę oraz istniała konieczność podania leku - czynność ta jest odnotowana (dopisywana na marginesie jako mało istotny fakt) łącznie z poradą z tak prowadzonej dokumentacji nie wynika kto udzielił świadczenia. Wykonanie zabiegu typu iniekcja powinno być odnotowane w książce zabiegowej z zachowaniem : komu został zabieg wykonany na czyje zlecenie i z podpisem osoby która zabieg wykonała.
2.3. Książki wyjazdów Pogotowia
Książkę wyjazdów pogotowia ratunkowego zweryfikowano z kartami zleceń wyjazdu pogotowia ratunkowego. Skontrolowano 7 losowo wybranych kart zleceń z książką wyjazdową wszystkie dane zawarte w książce pokrywały się z danymi zawartymi w karcie. Zastrzeżenia budzi sposób wypełniania kart wyjazdowych w części D - wywiad, badanie, postępowanie medyczne:
- karta Nr zlecenia p4262 - wyjazd karetki R powód wezwania śpiączka cukrzycowa - opis karty w części D - brak oznaczenia ciśnienia krwi, podano 40% Glukozę brak adnotacji czy poziom glukozy był oznaczony, brak dawki leku (ilość ampułek nie jest dawką) i jaką drogą został lek podany.
- karta Nr zlecenia p4091 - wyjazd karetki R, powód wezwania bez kontaktu - czynności w miejscu zachorowania i transport karetką R do oddziału ratunkowego trwał 35 minut - opis karty w części D - „w wywiadzie bez kontaktu, ból w klatce piersiowej, zaburzenia mowy o typie afazji ciśnienie krwi zapis nieczytelny, wygląd skóry zaznaczony normalny i blady, wstępna diagnoza I24- inne ostre postacie niewydolności serca”. Z karty wynika, iż na miejscu zdarzenia i w czasie transportu około
- karta Nr zlecenia p4093 - wyjazd karetki R, powód wezwania - „ ból w klatce piersiowej, słabo” - opis kart w części D, „opis wywiadu ból w kl. piersiowej, wstępne rozpoznanie inne ostre postacie niewydolności serca ,czynności w miejscu zdarzenia i transport do” trwał około 30 minut w tym czasie nie były podjęte czynności diagnostyczne podobnie jak w poprzednim przypadku.
- karta Nr zlecenia p4462 - wyjazd karetki R, powód wezwania - „ krwawienie z dróg rodnych”, opis karty w części D - „wywiad krwawienie z dróg rodnych ciąża III , VI miesiąc lub tydzień”, brak adnotacji czy zostały podjęte jakiekolwiek czynności diagnostyczno terapeutyczne, pacjentka powinna mieć określone podstawowe parametry życiowe i zabezpieczone wkłucie do naczynia żylnego.
W wyniku kontroli stwierdzono dość liczne przypadki pełnienia przez lekarzy dyżurów kontraktowych
W odniesieniu do artykułu „Przepadł. Rozchorował się” opublikowanego w Kurierze Porannym w dniu 16 sierpnia 2006 roku, który sugeruje udzielanie świadczeń zdrowotnych przez J. M., lekarza karetki „R” w stanie wskazującym na spożycie alkoholu. Kontrola otrzymała pisemne oświadczenia - wyjaśnienia osób pełniących dyżur w zespole wyjazdowym, z których wynika, iż osoby współpracujące nie zauważyły faktu bycia lekarza pod wpływem alkoholu w czasie pełnienia dyżuru.
Analizie poddano czynności medyczne opisane w karcie zlecenia wyjazdu.
- karta Nr zlecenia p5520 - wyjazd karetki „R”,
- powód wezwania - pacjent nieprzytomny, drgawki.
Opis karty w części D-zasłabnięcie w wywiadzie, tętno 80 miarowy, oddech 14 wolny. Rozpoznanie wstępne omdlenie i zapaść, podjęto decyzję o transporcie do Izby Przyjęć Pediatrii. Z oświadczenia innych członków zespołu wynika, że były podjęte czynności diagnostyczne, które nie są odnotowywane w karcie wyjazdu, brak również podpisu lekarza, który udzielał pomocy.
III. GOSPODARKA FINANSOWA
3.1. Przyjęta polityka rachunkowości, system informatyczny
Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka obowiązana jest do posiadania dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Ustawa określa jednoznacznie co powinien zawierać wyżej wymieniony dokument. Podczas kontroli zapoznano się z Zarządzeniem Wewnętrznym nr 20/99 z dnia 01-12-1999 roku Dyrektora Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łomży, odnośnie przyjętych zasad rachunkowości. Dokument nie we wszystkich punktach jest zgodny z wymaganiami ustawy, gdyż nie omawia kwestii poruszonych w art. 10 ust. 1 pkt 1, pkt 3 lit. b i c, pkt, czyli brak jest określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, brak wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia poprawności i wiarygodności ksiąg rachunkowych i w związku z tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości powinna zawierać szczegółowy opis stosowanego przez jednostkę komputerowego systemu informatycznego, wykaz programów, procedur, funkcji oraz opis algorytmów, parametrów i programowych zasad ochrony danych w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, z oznaczeniem nazwy programu, daty rozpoczęcia użytkowania, określenia zasad współpracy systemu jako całości, jeżeli moduły tworzą system, zasady zabezpieczenia programów przed nieuprawnionym dostępem, sposób i częstotliwość archiwizacji. W przedstawionej do kontroli dokumentacji jednostki brak wyżej wymienionych informacji. Występuje niezgodność zawartości załączników zarządzenia wprowadzającego Zakładowy Plan Kont jednostki, Załącznik numer 1 do Zarządzenia Wewnętrznego nr 20/99 z dnia1 grudnia 199. Załącznik przedstawia wykaz kont syntetycznych ustalających Zakładowy Plan Kont Jednostki.
Oprócz kont wymienionych w załączniku stosowane są dodatkowo konta syntetyczne:
139- Lokata terminowa- Overnight PKO S.A. O/Łomża
150- Weksle gwarancyjne
235- Rozliczenie niedoborów i szkód
236- Rozliczenie nadwyżek
280- Odpisy aktualizujące rozrachunki
540- Pozostała działalność usługowa
840- Rezerwy na należności
842- Przychody przyszłych okresów - Sprzedaż usług PRKCH
845- Przychody przyszłych okresów - refundacje wynagrodzeń,
których nie ma w omawianym zarządzeniu .Załącznik nr 1
Regulamin Porządkowy w punkcie pierwszym opisującym Dział finansowo księgowy jest niezgodny ze Schematem organizacyjnym zakładu, przedstawionym w formie graficznej. W Regulaminie Porządkowym, w wersji opisującej Dział finansowo księgowy w punkcie pierwszym jest napisane:” Pracą działu finansowo-księgowego kieruje główny księgowy przy pomocy swojego zastępcy”. W schemacie organizacyjnym w wersji graficznej w składzie działu księgowego nie jest wykazane takie stanowisko. Załącznik 2
3.2. Zasady rachunku kosztów
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunku kosztów w zakładach opieki zdrowotnej, wyodrębnione zostały w jednostce miejsca powstawania kosztów, zwane „ośrodkami kosztów”.
- ośrodki kosztów związane z udzielaniem pomocy doraźnej, zwane dalej ośrodkami kosztów działalności podstawowej,
- ośrodki kosztów związane z wykonywaniem działalności wspomagającej działalność podstawową, zwane dalej ośrodkami kosztów działalności pomocniczej.
- ośrodki kosztów związane z zarządzaniem jednostką.
Ewidencja kosztów obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Pogotowie Ratunkowe, z uwzględnieniem rodzajów kosztów oraz ośrodków kosztów w układzie podmiotowo-przedmiotowym. Według kryterium rodzajowego ewidencja kosztów obejmuje:
400- zużycie materiałów,
401- energia,
402- usługi obce,
403- podatki i opłaty,
404- wynagrodzenia,
405- świadczenia na rzecz pracowników, 406- koszty reprezentacji i reklamy,
407- podróże służbowe,
408- amortyzacja,
409- pozostałe koszty,
410-01 kontrakty lekarskie.
Rachunek strat i zysków jest sporządzany metodą porównawczą. Koszty ewidencjonuje się według miejsc ich powstania, zwanymi ośrodkami kosztów. Koszty zarządu na koniec roku są dzielone na poszczególne jednostki
3.3. System kontroli
W system organizacyjny jednostki wbudowana jest kontrola funkcjonalna. Zakres i organizacja kontroli funkcjonalnej zawarte są w statucie jednostki, strukturze organizacyjnej , regulaminie porządkowym, uprawnieniach i odpowiedzialności pracowników, obowiązujących zasadach prowadzenia rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów i innych ustaleń wewnętrznych. Kontrolę wykonują osoby z którymi zakład nawiązał stosunek pracy w ramach wykonywanych czynności oraz osoby sprawujące bezpośredni nadzór nad czynnościami stanowisk pracy im podległych poprzez porównywanie stanów faktycznych z wymaganymi lub pożądanymi. Kontrola funkcjonalna spełnia funkcje:
- sygnalizującą poprzez dostarczenie kierownikom informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania występowania nieprawidłowych faktów,
- instruktażowo - doradczą poprzez inicjowanie przez kierunków prawidłowego działania,
- profilaktyczno - wychowawczą poprzez zapobieganie i wykonywanie wniosków pokontrolnych.
Pracownicy, którym powierzono sprawowanie funkcji kontrolnych na bieżąco wykorzystują informacje kontrolne i natych
Pogotowie nie posiada opracowanego „systemu zastępstw” w formie papierowej, w sytuacji urlopu lub nieplanowanej nieobecności pracownika, co może zakłócić prace jednostki..
3.4. Kontrola dokumentów finansowo-księgowych
3.4.1. System finansowo księgowy.
Do ewidencjonowania dokumentów księgowych przychodowych, kosztowych., wewnętrznych własnych i obcych stosowany jest program komputerowy firmy CRON z Warszawy, wersja 8.50.11 00. Środki trwałe, kadry , płace obsługują odrębne programy KWZ Gliwice, które nie są kompatybilne z programem podstawowym FK. Uzyskane z poszczególnych modułów informacje rejestruje się dokumentami wygenerowanymi przez te moduły lub dokumentami wewnętrznymi się w programie dokumentów finansowo- księgowych. Moduł podstawowy FK, poprzez wejście w odpowiednie opcje, pozwala na rejestrowanie dokumentów kasy, wyciągów bankowych, dokumentów zakupu towarów i usług, dokumentów sprzedaży, noty, nadając każdemu dokumentowi źródłowemu z każdego „rejestru „ odrębny numer porządkowy, nanoszony fizycznie przez pracownika księgowości na adekwatny dokument źródłowy.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec czerwca 2006 jest zgodny z obrotami dziennika (art. 18 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
3.4.2. Kontrola dokumentów księgowych
Dokonano kontroli dokumentów poszczególnych rejestrów od miesiąca stycznia do czerwca 2006 rok. Skontrolowano 4130 dokumentów będących podstawą zapisów w urządzeniach księgowych . Stwierdzono nieprawidłowości:
1.FZ - 289
Lista pielęgniarek (dofinansowanie do studiów w wysokości 100zł). Artykuł 21.1 ustawy o rachunkowości określa jakimi niezbędnymi cechami powinien charakteryzować się dokument aby można go było uznać za dowód księgowy. Przedstawiona lista nie spełnia wymogów ustawy , gdyż nie ma nadanego numeru porządkowego oraz daty sporządzenia. Nie jest zatwierdzona pod względem merytorycznym. Brak podpisu osoby dokonującej dekretacji. Załącznik 3
2.FZ - 312
Do sporządzenia dokumentu zbiorczego dokumentującego zawarte kontrakty z lekarzami w miesiącu marcu 2006, wykorzystano program do sporządzania „Listy wypłat umowy zlecenia i o dzieło”. Nie poprawiono nazwy dokumentu zbiorczego ,pozostawiając tytuł” Lista wypłat umowy zlecenia i o dzieło”, załączone do zestawienia oryginały rachunków nie są sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym, formalnym. Przestrzeganie procedury w tym względzie jest tu niezbędne, gdyż ich zasadność i celowość jest podstawą do zaksięgowania w koszty. Nie należy jednak sprawdzać pod względem merytorycznym zestawienia, gdyż jest ono dokumentem pomocniczym. Na zestawieniu jest pozycja „potrącenia” w kwocie 97,71, która nie jest uwzględniona w dekrecie. Dokument zbiorczy powinien zawierać jedynie dane będące przeniesieniem informacji z dokumentów źródłowych- cząstkowych, a suma wartości poszczególnych kwot z rachunków powinna dawać podsumowanie z dokumentu zbiorczego. Załącznik 4
3.FZ- 417, FZ - 246
Faktury zakupu H37/1/2006 z dnia 22-02-2006 na kwotę brutto 289,53 zł oraz faktura H75/1/2006 z dnia 29-03-2006 na kwotę brutto 289,53 zł dotyczą zakupu żaluzji. Wydatek dotyczy tego samego rodzaju zakupu, a jest całkowicie odmienne zadekretowany. Żaluzje zakupione w dniu 22-02-2006 zakwalifikowano jako środki trwałe - konto 010-, w analityce wyposażenie umarzalne w 100%, natomiast żaluzje zakupione w dniu 29-03-2006 zakwalifikowano jako materiały - konto 400, w analityce -materiały pozostałe. W zarządzeniach jednostki nie ma wskazówek odnośnie zasadności takiego postępowania. Na fakturach brak podpisu osoby dekretującej. Załącznik 5
4.FZ- 531
Zgodnie z art. 20 ust.3 pkt 1 podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które musza być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Zestawienie zaksięgowane pod FZ-531 nie ma formy zestawienia zgodnie z art. 20 ust.3 ustawy o rachunkowości. Nie posiada daty sporządzenia zestawienia, numeru zestawienia, podpisu osoby sporządzającej zestawienie oraz podpisu osoby dekretującej. Faktury będące załącznikami zestawienia, jako dokumenty źródłowe powinny zawierać oznaczenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, a poszczególne wartości z faktur zakwalifikowane do wypłaty. Każda faktura odrębnie przeanalizowana pod względem zasadności i celowości wydatku, sprawdzona pod względem formalnym i rachunkowym. Na każdej fakturze świadczącej o poniesieniu wydatku powinna być umieszczona informacja o sposobie wyłonienia dostawcy usługi, towaru lub powołanie się na artykuł 4pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29-01-2004, zwalniający z obowiązku stosowania ustawy. Jeżeli faktura jest dowodem realizacji umowy o dostawę, należy umieścić informację o umowie: podstawę prawną jej zawarcia, numer i datę zawarcia. Załącznik 6
5.FZ - 539
Faktura VAT nr 4269/448/06 z dnia 16/04/2006 na kwotę 1330,78 zł netto, dokumentująca zakup paliwa posiada nieczytelny podpis sprawdzenia pod względem merytorycznym, rachunkowym, finansowym co przy braku aktualnej karty wzoru podpisów uniemożliwia identyfikację osoby uprawnionej do dokonywania zatwierdzeń. Załącznik 7
6.FZ - 769
Pismo Szpitala Miejskiego w Zambrowie będące prośbą o kompensatę wzajemnych należności i zobowiązań, powinno być opatrzone informacją o podjętej decyzji odnośnie przedłożonej sprawy przez osobę upoważnioną do podejmowania tego rodzaju decyzji. Dekret i podpis osoby dekretującej na poleceniu księgowania lub bezpośrednio na piśmie. Dokument zaksięgowany pod FZ -769 nie posiada akceptu osoby decydującej oraz podpisu osoby dekretującej. Załącznik 8
7.FZ - 846
Faktura nr 00090/06/FVS z dnia 07-06-2006 nie zatwierdzona pod względem merytorycznym. Brak podpisu osoby dokonującej dekretacji. Na dokumencie świadczącym o poniesieniu wydatku powinna być umieszczona informacja o sposobie wyłonienia dostawcy usługi, towaru lub powołanie się na odpowiedni artykuł ustawy Prawo zamówieniach publicznych z dnia 29-01-2004, zwalniający z obowiązku stosowania ustawy. Załącznik 9
8.NK -33 , 102 Polecenia księgowania nie posiadają numerów identyfikacyjnych, dat wystawienia dokumentów, wartości podsumowań, podpisów wystawców. Załącznik 10
9.Ewidencja sprzedaży - faktury VAT za miesiąc maj 2006. W pozycji 140 i 141, w przeniesieniach z poprzedniej strony, podsumowaniach „razem” strony na stronie 1 i 2, rejestru naniesione są poprawki danych liczbowym sposobem niedopuszczonym przez ustawę o rachunkowości. Ustawa mówi, iż błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Załącznik 11
10.Faktury sprzedaży usług medycznych: z dnia 06.07.2006 bez numeru faktury, określenia symbolu statystycznego towaru lub usługi uprawniającej do zastosowania stawki innej niż podstawowa lub zwolnienia. Faktura 06/VI/G/06 z dnia 30-06-2006 bez określenia symbolu statystycznego towaru lub usługi uprawniającej do zastosowania stawki innej niż podstawowa lub zwolnienia. Załącznik 12
11.Faktury sprzedaży nr 2/IV/2006, 000033FV Faktura sprzedaży zbędnych części z magazynu osobie fizycznej nr 000033FV z dnia 16-02-2006 na kwotę 24,00zł. jako sprzedawca i nabywca występuje Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego w Łomży, pomimo, iż na kwitariuszu widnieją dane nabywcy. Art.106 ust. 7 ustawy o podatku od towarów usług z 11 marca 2004 roku. W fakturze dotyczącej sprzedaży części w pozycji nazwa jest napisane: „Sprzedaż części zamiennych. Dokument wydania z magazynu, Wz podpięty pod fakturę w części opisującej nazwę materiału ma dwie pozycje: Regulator zapłonu i Przewód elastyczny h-ra. Występuje więc niezgodność nazwy i ilości towaru wydanego i zafakturowanego. Na „Wz” brak dekretu zdjęcia z magazynu wyżej wymienionych pozycji. Zdjęcie z magazynu następuje dokumentem zbiorczym wygenerowanym z programu raz w miesiącu . Załącznik 13
12.Kontrolowany Zakład posiada opracowaną „Instrukcję gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych”. Stwierdzono brak zarządzenia wprowadzającego powyższy dokument oraz określenia daty utworzenia i wprowadzenia omawianego dokumentu dokumentu. Pracownik kasy został zapoznany z Instrukcją Kasową.
13. Zarządzeniem Dyrektora Pogotowia wysokość Pogotowia Kasowego ustalono na 10.000,00 zł. Nie stwierdzono przekroczenia wartości pogotowia kasowego w okresie pierwszego półrocza 2006 roku.
14.W dniu 30 sierpnia 2006 w obecności kontrolera dokonano kontroli Kasy, stan gotówki w kasie był zgodny ze stanem wykazanym w Raporcie Kasowym.
15.Zgodnie z obowiązującą w Pogotowiu Instrukcją Obiegu Dokumentów; „Rozliczenie zaliczki wymaga udokumentowania celowości i zasadności wydania uprzednio pobranej zaliczki. Zaliczkobiorca sporządza rozliczenie w 1 egzemplarzu. Do rozliczenia zaliczki należy dołączyć wszystkie źródłowe dowody (faktury) opłacone przez zaliczkobiorcę z otrzymanej gotówki. Dowody te należ wpisać na drugiej stronie rozliczenia. Kontroli merytorycznej dokumentów dokonuje bezpośredni przełożony, formalno-rachunkowej pracownik księgowości. Dowód zatwierdza dyrektor i główny księgowy”. Wniosek o zaliczkę z 02-01-2006 (KA 3). Na podstawie złożonego wniosku wypłacono kwotę 1.000 zł na zakup materiałów i towarów. Termin rozliczenia zaliczki określony został we wniosku na dzień 31 grudnia 2006 roku. Zewnętrzne faktury zakupowe opłacone z pobranej zaliczki nie posiadają w dekrecie oznaczenia konta 234-.Pozostałe rozrachunki z pracownikami, a więc nie ma powiązania w zapisach księgowych pobranej zaliczki i jej wydatkowania
16.Dowód wpłaty z 11. 05.2006 roku KA 282, pobrano z KB czekiem Nr 0002179739 kwotę 2.500 zł. Dokument posiada nieprawidłowy dekret. W sposób niewłaściwy użyty został zespół konta 234- ponieważ są to środki pieniężne w drodze z banku do kasy, należało użyć konta z Zakładowego Planu Kont 149-0 Środki pieniężne w drodze. Załącznik 14
17.Polecenie Księgowania wystawione 14-02-2006 KA 80 i Polecenie Księgowania wystawione 03-04-2006 KA 208 nie ma oznaczonej daty, pod którą ma być dana operacja zaksięgowana w systemie. Dokument „PK” nie jest dokumentem wykazanym w „Instrukcji Kasowej” jako służący do dokonywania wypłat z kasy, do tego służy „KW”, który to po podpisaniu przez osobę otrzymującą środki pieniężne z kasy jest dokumentem potwierdzającym wypłatę i załącznikiem raportu kasowego. Załącznik 15
18.Kontrolując zewnętrzne dokumenty księgowe znajdujące się w Raportach Kasowych stwierdzono błędy formalne, pomimo podpisu pod pieczęcią sprawdzono pod względem formalnym. W pozycji nabywca nazwa Pogotowia i jego skrót są wpisywane niezgodnie z wpisem do KRS-u. Na podstawie analizy faktur zewnętrznych dokumentujących transakcje zakupu materiałów i usług firmy „Jarex” przeanalizowano szereg faktur regulowanych z pobranej zaliczki. Na fakturach są dekrety zespołu konta 400 i 100. Zgodnie z przyjętą w Instrukcji obiegu dokumentów zasadą rozliczenie zaliczki powinno wystąpić tu konto 234 oraz dla czystości zapisów na koncie kontrahentów konta 201. Uniemożliwia to analizę i kontrolę operacji (transakcji) z danym kontrahentem jak również możliwość kontroli „krzyżowej”. Załącznik 16
19.Raporty kasowe będące zestawieniem transakcji sprzedaży usług medycznych osobom fizycznym potwierdzone dokumentami księgowymi (Faktura VAT, KP, kwitariusz przychodowy) sporządzane w filiach Pogotowia zawierają podstawowe błędy. Raport kasowy 3/2006 filii z Grajewa nie zawiera dołączonych wszystkich załączników, Raport kasowy 2/2006 z Łomży brak załącznika potwierdzającego wpłatę do kasy głównej. Raport kasowy Nr 2 filii z Kolna w jednym wierszu Raportu wpisana jest kwota przychodów i rozchodów. Ponadto żaden z ww. raportów sprzedaży nie został sprawdzony i nie posiada wskazania dnia księgowania. Załącznik 17
20.KA -389, wypłacony w miesiącu maju ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych - Grzegorz Wasilewski, brak pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego ryczałtu.. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dochody pracownika będące zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych są zwolnione z opodatkowania, ale tylko w tych sytuacjach, w których obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wnika wprost z innych ustaw. Jeśli w odniesieniu do danej grupy podatników nie ma przepisów rangi ustawowej mówiących o prawie do zwrotu lub możliwości zwrotu wydatków na używanie samochodów nie będących własnością pracodawcy na potrzeby pracodawcy, zwrot jest opodatkowany. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej nie ma takich przepisów a więc wypłacane ryczałty powinno być opodatkowane. Załącznik 18
3.5. Regulowanie należności i zobowiązań
3.5.1. Należności
Stan należności wykazanych w zestawieniu sporządzonym na 30-06-2006 r. wynosi 1 198 192,88 zł. Są to w 89% należności niewymagalne kwota 1 072 952,46 zł, w 11% należności wymagalne 125 240.35 zł.
W stosunku do grudnia 2005 roku stan należności z tytułu dostaw usług wykazanych w zestawieniu za I półrocze 2006 zmniejszył się o 4,5%.
Największymi dłużnikami Pogotowia na 30-06-2006 są:
1.POW Narodowy Fundusz Zdrowia Białystok 967 507,22 zł
2. Szpital Wojewódzki w Łomży 64 265,60zł
3. SPORTISSIMO B. Markowska Łódz 41 510,50 zł
3.5.2. Zobowiązania
Stan zobowiązań wykazanych w zestawieniu na 30 czerwca 2006 wynosił 1 441 920,88 zł
W tym wymagalne to 82 002,28 zł, niewymagalne 1 359 918,60 zł
W kwocie zobowiązań znajdują się zobowiązania wobec:
1. Zakład Ubezpieczeń Społecznych 48 910,9 zł
2. Kredyt Bank S.A. o O/Łomża (kredyt inwestycyjny) 160 000.00 zł
3. Urząd Skarbowy w Łomży 84 204.00 zł
W stosunku do grudnia 2005 stan zobowiązań jednostki zmniejszył się o 6% .
Zobowiązania:
długoterminowe 160 000.00zł
krótkoterminowe 1 281 921.00zł
W czerwcu 2006 roku zaciągnięto zobowiązanie długoterminowe, kredytowe na zakup karetki. Kwota 160 000.00 zł zobowiązań długoterminowych, to część kredytu pozostała do spłaty.
W zobowiązaniach krótkoterminowych 17,20% zobowiązań to zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług kwota 14 118,00zł.
IV GOSPODARKA MATERIAŁOWA I GOSPODARKA ZASOBAMI LOKALOWYMI
4.1 W Łomży, w siedzibie jednostki funkcjonuje magazyn główny oraz magazyny dodatkowe w filiach jednostki. Materiały przyjmowane na magazyn w systemie księgowym są ewidencjonowane na koncie syntetycznym 310-, w analityce w zależności od rozwinięcia przypisanego poszczególnym magazynom filii:
310-04 magazyn Łomża,
310-05 magazyn Wysokie Mazowieckie,
310-06 magazyn Grajewo, 310-07 magazyn Zambrów,
310-08 magazyn Kolno.
Po wydaniu odpowiedniego materiału z magazynu, księguje się go w koszty działalności jednostki na odpowiednie konto rodzajowe zgodnie z zakładowym planem kont.
Zakupione na potrzeby jednostki leki księguje się bezpośrednio w koszty. Dostarczone do jednostki leki wraz z fakturą zakupu trafiają do Przełożonej Pielęgniarek. Przełożona Pielęgniarek sprawdza dostawę pod względem zgodności zamówienia z dokumentem dostawy - fakturą, pod względem asortymentu i ilości, zczytuje nazwę z opakowania z odpowiednią pozycją faktury zakupu, sprawdza datę przydatności i umieszcza je w przeznaczonej do tego celu zamykanej na klucz szafce. Zakupione leki wykorzystywane są przez lekarzy w pracy ambulatoryjnej oraz do uzupełniania wyposażenia apteczek karetek pogotowia. W sytuacji potrzeby podania leku pacjentowi w ambulatorium, wydany lek, lekarz wpisuje w odpowiednia rubrykę „Dziennika pracy Stacji Pogotowia Ratunkowego”.
W pierwszym półroczu 2006 zakupiono:
- leki na kwotę 35 321,06 zł,
- sprzęt jednorazowego użytku na kwotę 41 651,77 zł,
co stanowi 13,10% wartości materiałów omawianego okresu. W celu „uszczelnienia” i podniesienia kontroli procedury nabycia i wydawania leków należy rozważyć zmianę sposobu księgowania zakupywanych i wydanych na potrzeby działalności leków i materiałów medycznych Pogotowia leków. Proponuję się utworzenie magazynu leków i materiałów medycznych, w analityce z podziałem na filie, analityka drugiego stopnia w podziale na leki i materiały medyczne. Leki księgować w koszty w momencie wydania dokumentem „WZ”,na którym widnieje czytelny podpis osoby pobierającej.
4.2 Gospodarka zasobami lokalowym
Pogotowie posiada zbędne pomieszczenia, które wynajmuje innym podmiotom gospodarczym i osobom fizycznym. Na dzień 30.06.2006 Pogotowie gospodarowało mieniem poprzez wynajem wolnych powierzchni najemcom:
| Lp. | Najemca | Adres | Powierzchnia | Termin obowiązywania umowy |
| 1 | 8 osób fizycznych | Grajewo | | 31-12-2006 |
| 2 | Z POZ w Grajewie | Grajewo ul. Kolejowa 8 | | 31-12-2006 |
| 3 | Szpital Ogólny w Grajewie | Grajewo ul. Konstytucji 3-go maja 34 | | 31-12-2006 |
| 4 | P.H.U. „Elektronik” | Grajewo ul. Kolejowa 10 | | 31-12-2006 |
| 5 | Zakład Usług RTV | Grajewo ul. Kolejowa 10 | | 31-12-2006 |
| 6 | Agencja Modernizacji i Restrukturyzacji Rolnictwa | Łomża, ul. Nowa 2 | 277,50 | 31-08-2006 |
Na wynajem wyżej wymienionych, pomieszczeń jednostka posiada stosowne Uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego. Na podstawie analizy wyrywkowej próby 4 umów stwierdzono, że Pogotowie stosuje zapis § 2. ust. 4 umowy najmu w zakresie waloryzacji stawki czynszu wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanym przez GUS po zakończeniu każdego kwartału. Do stawki czynszu określonej w ww. umowach najmu nie zostały wliczone koszty energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, odprowadzenia ścieków, C.O. rozmów telefonicznych oraz podatku od nieruchomości. Powyższe koszty zgodnie z zapisami w umowach, refakturowane są na podstawie faktur otrzymanych od dostawców mediów i regulowane przez najemcę w terminie 7 dni od daty doręczenia.
Pogotowie prowadzi podstawową działalność statutową dodatkowo w pomieszczeniach Szpitala Ogólnego w Kolnie, Szpitala Ogólnego w Wysokiem Mazowieckiem, Szpitalu Miejskim w Zambrowie.
| Lp. | Nazwa jednostki | adres | powierzchnia | forma użytkowania |
| 1 | Szpital Ogólny w Grajewie | Grajewo ul. Konstytucji 3 maja 34a | | wynajem |
| 2 | Szpital Ogólny w Kolnie | Kolno ul. Wojska Polskiego 69 | | wynajem |
| 3 | Szpital Miejski w Zambrowie | Zambrów, ul. Ul. Białostocka 24a | | wynajem |
| 4 | Szpital Ogólny w Wysokiem Mazowieckiem | Wysokie Mazowieckie, ul. Szpitalna 5 | | wynajem |
4.3.1. Procedura nabycia środka trwałego
Siedemnastego maja 2006 podpisano umowę na dostawę jednego ambulansu sanitarnego typu „R”. Umowę zawarto stosując art.10 ust.1ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych - Dz. U. z 2004 r. Nr 19.177. Dostawcę wyłoniono w postępowaniu nr 1/2006 o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego rozstrzygniętym dnia szóstego maja 2006 roku. Ogłoszenie o przetargu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 49 z dnia 24 luty 2006. Dostawca firma WAS.WIETMARSCHER POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Lubiczu, ul. Nowa 2. Termin wykonania umowy przez dostawcę do dnia 17 czerwca 2006 roku. Łączna wartość umowy wyniosła 224 667,46 zł i stanowiła łączny koszt dostawy ambulansu.
Cena obejmuje:
1.Wartość ambulansu
2.Wszelkie koszty transportu ambulansu do Zamawiającego
3.Koszty ubezpieczenia ambulansu, do dnia przekazania Zamawiającemu
4.Koszt szkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi ambulansu
5.Wszelkie koszty opłat pośrednich
6.Podatek VAT i cło
Realizacji umowy dokonano w dniu 17-05-2006 przyjmując przedmiot umowy udokumentowany fakturą nr F/KRA/06/000157 o wartość brutto 224 667,46 zł. Występuje zgodność wartości zamówienia z wartością dostawy. Faktura zakupu nie posiada niezbędnych informacji odnośnie sposobu wyłonienia kontrahenta realizującego dostawę, jest opatrzona nieczytelnymi podpisami sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym, co przy braku aktualnej karty wzoru podpisów uniemożliwia zidentyfikowanie osób zatwierdzających.
4.3.2 Procedura przyjęcia
W dniu 18-05-2006 dokumentem OT o numerze 1/V/2006 samochód Ambulans „R” przyjęto na środki trwałe jednostki. Nadano numer inwentarzowy VII - 556 Na dokumencie OT nieczytelne podpisy Zespołu Przyjmującego oraz nieczytelny podpis osoby, której powierzono pieczę nad przyjętym środkiem trwałym.
4.3.3. Zapisy w urządzeniach księgowych.
Nowoprzyjęty środek trwały uwzględniono w planie amortyzacji w 2006, zgodnie z art. 32 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Amortyzację naliczono i zaksięgowano w koszty - czerwiec 2006 r.
Zobowiązanie wobec dostawczy uregulowano w dwóch transzach:
1) 31-05-2006 kwota 200 000,00 zł z kont rachunku rozliczeniowego 130-, w analityce 130-01-00003 Rachunku Bieżącego- Kredyt Bank Łomża
2) 12-06-2006 kwota 24 667,46 zł005 z kont rachunku rozliczeniowego 130-, w analityce 130-01-00003 Rachunku Bieżącego- Kredyt Bank Łomża
W dokumentacji księgowej prawidłowo przeniesiono nowonabyty i przyjęty środek trwały z konta 080 Środki Trwałe w Budowie, w analityce 080-02- Koszty Zakupu Samochodów Sanitarnych do zespołu 010 -30 Środki transportu grupa 7 zgodnie z art. 3 ust. 15 ustawy o rachunkowości.
4.4. Darowizny
W 2005 rozpoczęto proces przejęcia jako darowizny, nieruchomości w Ciechanowcu, będącej własnością miasta Ciechanowiec. W skład darowizny wchodzi lokal usługowy w budynku mieszkalno-usługowym o wartości 79 320.00 zł, nieruchomość gruntowa o wartości 12 901,00 zł. Darczyńca dokonując aktu darowizny określił przeznaczenie obiektu, zaznaczając swoją wolę w Akcie Notarialnym :” z przeznaczeniem świadczenia usług publicznych, a w szczególności pod usługi w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej”. Dnia 16 lutego 2006 sfinalizowano akt darowizny spisując w kancelarii notarialnej Akt Notarialny stwierdzający przejęcie przez Wojewódzką Stację Pogotowia Ratunkowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łomży wyżej wymienionych pozycji. W księgach jednostki obciążenia związane z poniesieniem kosztów wyceny i podziału nieruchomości, prawidłowo zaksięgowano na koncie 080- Środki Trwałe w budowie , w analityce - 080-05- Budynek -darowizna w Ciechanowcu. Posiadając akt notarialny i na jego podstawie, dokumentem polecenia księgowania prawidłowo rozliczono poniesione koszty, stosując metodę proporcjonalności kosztu do wartości podstawowej. W dniu 28.02.2006 roku sporządzono dokument przyjęcia środka trwałego „OT”, w którym określono wartość przyjmowanego środka trwałego. Należy zaznaczyć niezgodność nazw przedmiotu darowizny „Lokalu usługowego” i przedmioty przyjęcia dokumentem OT „Budynek mieszkalno-usługowy, murowany”. Co spowodowało, że założono kartotekę środka trwałego, ustalono plan amortyzacji określając stawkę odpisów amortyzacyjnych na budynek mieszkalno-usługowy a nie lokal usługowy. Przeksięgowano darowiznę z konta 080-05 Środki Trwałe w budowie, Budynek -darowizna na konto 010-10 Budynki i budowle oraz konto 010-00 Grunty. Wartość otrzymanej darowizny zgodnie z art. 57 ustawy z dnia 31 sierpnia 1991 r. o Zakładach Opieki Zdrowotnej powiększyła wartość Funduszu Założycielskiego. Załącznik 19
4.5. Wynagrodzenia
Zagadnienia kadrowo-płacowe uregulowane są w kontrolowanej jednostce w oparciu o:
Kodeks Pracy,
Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8 czerwca 1999r. w sprawie wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
Układ Zbiorowy Pracy dla pracowników Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łomży, zawarty w dniu 20 grudnia 1999 roku pomiędzy Dyrektorem Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego SP ZOZ w Łomży a KZ NSZZ „Solidarność” Region Mazowsze przy Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego SP ZOZ w Łomży, określający ogólne zasady stosunku pracy oraz wynikające z nich uprawnienia stron: pracowników i pracodawcy. Ustalający zasady wynagradzania i należne świadczenia związane z pracą oraz dodatkowe uprawnienia pracownicze, uregulowane w sposób odmienny od powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.
Regulamin Porządkowy Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łomży, uchwalony uchwałą Rady Społecznej WSPR Nr 13/02 z dnia 11-12-2002 r.
4.5.1. Kontrola wynagrodzeń.
Wynagrodzenia w Pogotowiu Ratunkowym w Łomży za pierwsze półrocze 2006 r. wynosiły 4 212 191,32 zł i jest to 51,37 % planowanego funduszu płac całego roku. Wynagrodzenia w jednostce księguje się na koncie zespołu „
Listy płac sporządza się za pomocą programu komputerowego. Pracownice działu płac aktualne dane niezbędne do sporządzenia listy otrzymują z działu Kadr. Brak jest powiązania systemu kadrowego z systemem płacowym, co skutkuje potrzebą podwójnego wprowadzania informacji: np. kwota angażu jest rejestrowana w programie kadrowym i powtórnie w płacowym. Dwóch pracowników wykonuje dwa razy tę samą pracę, ale jednocześnie następuje podwójna kontrola poprawności zapisów w programach przez dwóch pracowników.
Zweryfikowano informacje zawarte w listach płac w miesiącach styczeń - czerwiec 20 pracowników. Skontrolowano wyliczenia pod względem poprawności ustalania kwot brutto list (angaże i inne należności), poprawności naliczania składek ZUS, podatku dochodowego, zasadności stosownych potrąceń, terminowości odprowadzania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od wypłat. Porównano informacje zawarte w deklaracjach PIT 4, deklaracjach ZUS DRA i adekwatnych wyciągach bankowych świadczących o dokonaniu wpłat we wskazanych miesiącach. Zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS odprowadzane były terminowo, o czym świadczy brak zapisów na koncie 751-01 Odsetki. Zwłoki (podatki). Natomiast na koncie 760- Pozostałe Przychody Operacyjne, w analityce 760-06 „Wynagrodzenie dla Płatnika Podatku” zaksięgowano kwotę 469,00 zł jako kwotę uzyskanego wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku.
4.5.2. Kadry
W okresie objętym kontrolą, stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce, na dzień 31.12.2005r., 31.12.2005r., przedstawiał się następująco:
Tab. nr I stan na 31-12-2005
| Filie | zaplecze gospodarcze | dział. podstwowa | AdM | Ogółem | ||||||
| Kierow | Mechan. | Robot. | Sprząta | Piel. | sanit | Dysp | lek | |||
| Łomża | 19 | 3 | 2 | 3 | 12 | 14 | 3 | 1 | 16 | 73 |
| Wys. Maz. | 15 | - | - | - | 15 | 15 | - | - | 1 | 46 |
| Grajewo | 11 | - | - | - | 10 | 11 | - | - | - | 32 |
| Zambrów | 10 | - | - | - | 11 | 10 | - | 5 | - | 36 |
| Kolno | 10 | - | - | 1 | 10 | 9 | - | 3 | - | 33 |
| Razem | 65 | 3 | 2 | 4 | 58 | 59 | 3 | 9 | 17 | 220 |
| Niepełno zatrudnieni |
| - | ¼ | 3½ | ½ | - | ¾ | ½ | ½ | 6 |
| Ogółem | 65 | 3 | 2¼ | 13 ½ | 58 ½ | 59 | 3¾ | 9 ½ | 17 ½ | 226 |
W tabeli nie uwzględniono rezydentów i stażystów.
Tab. nr II stan na 30-06-2006
| Filie | zaplecze gospodarcze | dział. podstwowa | AdM | Ogółem | ||||||
| Kierow | Mechan. | Robot. | Sprząta. | Piel. | sanit | Dysp | lek | |||
| Łomża | 20 | 3 | 2 | 3 | 12 | 14 | 3 | 1 | 16 | 74 |
| Wys. Maz. | 22 | - | - | - | 15 | 15 | 1 | - | 1 | 54 |
| Grajewo | 14 | - | - | - | 11 | 11 | - | - | - | 35 |
| Zambrów | 14 | - | - | - | 11 | 10 | - | 5 | - | 40 |
| Kolno | 14 | - | - | 1 | 10 | 9 | - | 3 | - | 38 |
| Razem | 84 | 3 | 2 | 4 | 59 | 59 | 4 | 9 | 17 | 241 |
| Niepełno zatrudnieni |
| - | ¼ | 4½ | ½ | - |
| ½ | 1 | 6 ¾ |
| Ogółem | 84 | 3 | 2¼ | 8½ | 59 ½ | 59 | 4 | 9 ½ | 18 | 247 ¾ |
W tabeli nie uwzględniono rezydentów i stażystów.
Sprawdzono zawartość teczek osobowych pracowników jednostki pod względem zgodności zawartości z wymogami przepisów prawa pracy w zakresie kompletności i aktualności wymaganych dokumentów.
Wyrywkowo sprawdzone teczki zawierały wszystkie wymagane przepisami dokumenty. W teczkach osobowych pracowników zatrudnionych przed 11 grudnia 2002 znajdują się przyjęte przez pracowników zakresy czynności. Pracownicy, którzy zostali zatrudnieni po podpisaniu Regulaminu Porządkowego, czyli po 11 grudnia 2002 zostali zapoznani z odpowiednimi rozdziałami i punktami regulaminu a fakt ten został poświadczony poprzez podpisanie stosownego oświadczenia.
Dokumentacja Kadrowa tworzona jest w dwóch formach, tradycyjnej - papierowej i elektronicznej. Do wersji elektronicznej wykorzystuje się program firmy KWZ Gliwice. Program działa jako samodzielny moduł .Jest zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem osób postronnych poprzez system zabezpieczeń, użytkownika i hasła.
4.5.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Zgodnie z art. 73 Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla Pracowników Wojewódzkiej stacji Pogotowia Ratunkowego SP ZOZ w Łomży „w Zakładzie pracy nie tworzy się Funduszu Świadczeń Socjalnych, w za
V. REALIZACJA PROGRAMU NAPRAWCZEGO I DZIAŁAŃ DOSTOSOWAWCZYCH
Sytuacja finansowa jednostki nie wymaga opracowania i wdrożenia programu naprawczego. Zakład na bieżąco monitoruje zdarzenia mogące wpłynąć na uzyskanie ujemnego wyniku finansowego lub powstanie zobowiązań wymagalnych niemających pokrycia w należnościach i środkach pieniężnych.
Pogotowie na bieżąco realizuje wymogi Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 22 czerwca 2005 roku w sprawie wymagań, jakimi powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładu opieki zdrowotnej. Podlaskie Centrum Zdrowia Publicznego w wyniku przeprowadzonej kontroli w miesiącu wrześniu 2005 roku stwierdziło niedostosowanie kilku toalet dla potrzeb osób niepełnosprawnych. W czasie kontroli stwierdzono zgodność przeprowadzonych zmian z zaleceniami pokontrolnymi.
Siedziba Pogotowia w Łomży posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych „od strony zaplecza”. W celu skorzystania ze świadczeń zdrowotnych niepełnosprawna osoba po wejściu do budynku musi przejść przez część administracyjną. Ponadto przejazd wózkiem inwalidzkim do podjazdu jest niebezpieczny, ponieważ jedyna droga bez barier architektonicznych jest jednocześnie drogą wyjazdową dla karetek pogotowia i samochodów przyjeżdżających na badania techniczne, okresowe i inne naprawy. Główne wejście do Pogotowia znajduje się na wysokim parterze i nie jest możliwe zrobienie podjazdu tak, aby zachować kąt podjazdu zgodnie z ww. Rozporządzeniem. W celu polepszenia dostępu i zwiększenia bezpieczeństwa dla osób niepełnosprawnych należałoby rozważyć zamontowanie podnośnika przy głównym wejściu do budynku Pogotowia.
VI. WYKORZYSTANIE SPRZĘTU WYSOKOSPECJALISTYCZNEGO
Pogotowie nie przesyła do Departamentu Zdrowia sprawozdań z wykorzystania sprzętu medycznego, ponieważ takiego nie posiada. Pogotowie sporządza jedynie roczne sprawozdanie o wybranej aparaturze medycznej na druku MZ-101 do Ministerstwa Zdrowia Centrum Systemów Informatycznych Ochrony Zdrowia. Jest to sprawozdanie „zerowe”, ponieważ wykazaniu podlegają wyłącznie aparaty wymienione w wykazie, którymi nie dysponuje Pogotowie.
Podlaskie Centrum Zdrowia Publicznego w wyniku przeprowadzonej kontroli w miesiącu wrześniu 2005 roku stwierdziło brak badań lub przekroczenie terminu ważnego badania aparatury i sprzętu medycznego będącego na wyposażeniu karetek. W czasie obecnej kontroli stwierdzono, że wszystkie aparaty mają przeprowadzane na bieżąco badania techniczne.
W czasie trwania kontroli Pogotowie dysponowało następującym taborem samochodowym:
| l.p. | Nr rejestracyjny | Marka | Typ | Rok prod. | Przebieg | Miejsce użytkowaniu | uwagi |
| 1 | LHM 8810 | Lublin 3333 | W | 1995 | 269.305 | Łomża |
|
| 2 | BIY 3462 | Polonez | T | 1999 | 233.298 | Łomża |
|
| 3 | BIY 3670 | Polonez | T | 2000 | 152.733 | Łomża | Zaoptrz. |
| 4 | BIY 2684 | Polonez | T | 2000 | 148.701 | Łomża | Zapas |
| 5 | BL 02687 | Volswagen | R,W | 2000 | 321.712 | Łomża | Zapas |
| 6 | BL 11102 | Fiat Ducato | W | 2003 | 227.758 | Łomża |
|
| 7 | BL 11925 | Mercedes | R | 2003 | 139.978 | Łomża |
|
| 8 | BL 02687 | Volswagen | R | 2005 | 18.159 | Łomża |
|
| 9 | BIY 5781 | Polonez | T | 2000 | 140.821 | Filia w Kolnie |
|
| 10 | BLO 9143 | Mercedes | R | 2002 | 103.176 | Filia w Kolnie |
|
| 11 | BL 16680 | Volkswagen | W | 2004 | 102.944 | Filia w Kolnie |
|
| 12 | BIY 2285 | Polonez | T | 1999 | 186.739 | Filia w Zambrowie |
|
| 13 | BL 10740 | Fiat Ducato | R | 2003 | 91.989 | Filia w Zambrowie |
|
| 14 | BL 11264 | Fiat Ducato | W | 2003 | 141.956 | Filia w Zambrowie |
|
| 15 | BGR 584 | Citroen | W | 1993 | 413.211 | Filia w Wys. Maz. | Zapas |
| 16 | LMM 9258 | Polonez | T | 1997 | 273.463 | Filia w Wys. Maz. |
|
| 17 | BLO 2686 | Volswagen | W | 2000 | 293.574 | Filia w Wys. Maz. |
|
| 18 | BLO 6919 | Mercedes | W | 2001 | 249.116 | Filia w Wys. Maz. |
|
| 19 | BL 14182 | Mercedes | R | 2004 | 81.012 | Filia w Wys. Maz. |
|
| 20 | BGR H583 | Citroen | T | 1993 | 389.091 | Filia w Grajewie | Zapas |
| 21 | BGR A490 | Polonez | T | 1998 | 186.385 | Filia w Grajewie |
|
| 22 | BLO 7132 | Mercedes | R | 2002 | 180.115 | Filia w Grajewie |
|
| 23 | BL 16907 | Volswagen | W | 2004 | 74.178 | Filia w Grajewie |
|
Wszystkie samochody ww. samochody maja ubezpieczenie OC, AC i NW, oraz posiadają ważne badania techniczne.
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Dyrektor Szpitala został poinformowany o przysługujących mu uprawnieniach:
Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia co do jego treści, kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.
Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wz
Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
Wnioski i zalecenia pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości
2. Opracować system zastępstw w sytuacji urlopu pracownika lub nieplanowanej nieobecności,
3. Przy wydatkowaniu środków finansowych stosować zasadę „ podwójnego akceptu”.
4. Dokumenty księgowe dokumentujące poniesienie wydatku potwierdzać czytelnym podpisem lub pieczątką imienną i podpisem nieczytelnym, w celu umożliwienia identyfikacji osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie poniesienia wydatku pod względem merytorycznym,
5. Rozważyć utworzenie magazynu leków.
6. Naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od ryczałtów wypłaconych pracownikowi z tytułu za używanie samochodu prywatnego do zadań jednostki, sporządzić korekty PIT 4
7. Założyć i prowadzić dokumentację w gabinecie zabiegowym pielęgniarskich, zabiegów wykonywanych na zlecenie lekarza ambulatorium w ramach świątecznej i nocnej opieki lekarskiej.
8. Zwrócić uwagi na dokładniejsze wypełnianie karty zleceń wyjazdu Pogotowia Ratunkowego szczególnie w części D tj. czytelne wpisy wszystkich czynności podjętych w miejscu zdarzenia i w czasie transportu zgodnie z aktualnymi standardami ratownictwa medycznego.
9. Opracowane instrukcje wprowadzać Zarządzeniem Wewnętrznym Dyrektora Pogotowia np.: „Instrukcje gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych w WSPR SP ZOZ w Łomży”
10. Rozliczać zaliczki zgodnie z przyjętymi zasadami w Instrukcji Obiegu Dokumentów
11. W dekretach dokumentów stwierdzających pobranie gotówki z banku do kasy stosować konto zespołu „
12. Zgodnie z „Instrukcją gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych w WSPR SP ZOZ w Łomży” stosować dokumenty przewidziane do dokumentowania operacji kasowych,
13. Sprawdzać pod względem formalnym zewnętrzne faktury zakupowe. Nazwa Nabywcy ma być zgodna z wpisem w KRS-ie.
14. Używać do dekretowania zewnętrznych faktur zakupowych z formą płatności „gotówka” zespół konta 201- rozrachunki z dostawcami krajowymi
15. Przeszkolić we wszystkich Filiach Pogotowia osoby sporządzające Raporty Kasowe ze sprzedaży.
16. Dbać poprawność procedury sporządzania, sprawdzania i księgowania Raportów Kasowych.
17. Układać grafik dyżurów lekarskich w wy
Podpisy osób kontrolujących Dyrektor Pogotowia:
........................................... ........................................
........................................... Główny Księgowy Pogotowia:
........................................... ........................................
Białystok, dnia 6 października 2006