Protokół z Kontroli w"Ośrodku Pograranicze- sztuk,kultur, narodów"
PROTOKÓŁ
problemowej kontroli dotyczącej realizacji porozumienia Nr 45/1809, 1810, 1811/DEK z dnia 9 lipca 2003 r. przeprowadzonej w dniu 14 stycznia 2004 r. w Ośrodku "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" w Sejnach przez Anetę Putko - podinspektora w Departamencie Edukacji i Kultury oraz Anatola Wap - inspektora w Departamencie Edukacji i Kultury, działających na podstawie Upoważnienia Nr 1/2004 z dnia 12.01.2004 r. wydanego przez p.o. Dyrektora Departamentu Edukacji i Kultury.
ZAKRES KONTROLI
zakres merytoryczny zrealizowanych zadań
zakres finansowy zrealizowanych zadań
USTALENIA OGÓLNE
Ośrodek "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów", ul. Piłsudskiego 37, 16-500 Sejny;
REGON P790004517-85979000-53-1-833-79249; NIP 844-10-44-864; dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Krzysztof Czyżewski.
Wyjaśnień w toku kontroli udzielili:
1. Z-ca Dyrektora - Wojciech Szroeder
2. Główna Księgowa - Maria Dybiżbańska
USTALENIA SZCZEGÓLNE
Zgodnie z Porozumienie Nr 45/1809, 1810, 1811/DEK zawartym dnia 9.07.2003 r. wydatkowano kwotę 100.000 zł na realizacji trzech zadań:
1) Program "Kroniki Sejneńskie" - wydatkowano kwotę 25.000 zł, w tym:
a) 1.316 zł - wydatkowano na materiały plastyczne;
b) 22.195 zł - wydatkowano na noclegi i wyżywienie uczestników Programu;
c) 1.489 zł - wydatkowano na transport uczestników Programu.
2) Program "Klasa dziedzictwa kulturowego" - wydatkowano kwotę 25.000 zł, w tym;
a) 22. 680 zł - wydatkowano na zakwaterowanie uczestników Programu;
b) 2.320 zł - wydatkowano na zakup materiałów plastycznych i technicznych.
Faktury na zakwaterowanie oraz zakup materiałów plastycznych i technicznych zostały wystawione na Fundację Pogranicze i opłacone przez Fundację Pogranicze, a nie przez Ośrodek "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów", który zgodnie z Porozumieniem Nr 45/1809, 1810, 1811/DEK zawartym dnia 9.07.2003 r. był głównym wykonawcą programu "Kroniki Sejneńskie" i "Klasa Dziedzictwa Kulturowego" .
Wyjaśnienia z-cy dyrektora Wojciecha Szroedera:
Ośrodek "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" Program "Kroniki Sejneńskie" przygotowuje realizację swoich programów merytorycznych ze znacznym wyprzedzeniem czasowym ze względu na zaangażowanie wielu partnerów w miejscach położonych poza Sejnami. Wcześniej zaplanowane terminy niełatwe są do zmiany. Mając na uwadze gwarancje Ministra Kultury na otrzymanie środków dotacji (pisma Ministra Kultury do Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 11 lipca 2003 roku i podpisanie porozumienia z dnia 9 lipca 2003 roku) Ośrodek Pogranicze zwrócił się do swego partnera w realizacji zadań merytorycznych t.j. Fundacji Pogranicze o udzielenie wsparcia finansowego i pokrycie wszelkich kosztów związanych z realizacją zadań finansowanych przez Ministerstwo, jednocześnie zobowiązując się do zwrotu poniesionych kosztów po otrzymaniu dotacji ministerialnych (zał. 3)
Ośrodek "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" i Fundację Pogranicze wiąże umowa o współpracy zawarta 4 września 2002 roku (zał 2). Program "Kroniki Sejneńskie" i "Klasa Dziedzictwa Kulturowego" został zrealizowany zgodnie z Porozumieniem przez Ośrodek Pogranicze i jego zespół w oparciu o całoroczną, systematyczną pracę z dziećmi i z młodzieżą. W przeciwnym razie nie byłaby możliwa realizacja Programów.
Przy wyborze dostawcy usługi polegającej na zakwaterowaniu i wyżywieniu, której koszt wyniósł ponad 3.000 euro nie zastosowano odpowiedniej procedury wynikającej z ustawy o zamówieniach publicznych.
Wyjaśnienia z-cy dyrektora Wojciecha Szroedera:
Wybór miejsca na realizację programu "Kroniki Sejneńskie" podyktowany był trwającą już od dwóch lat współpracą partnerską Ośrodka z Gospodarstwem Ekologicznym w Gotkach na Warmii. W programie realizowanym latem grupa sejneńskich dzieci była zaproszona przez 13 osobową grupę dzieci z Gotek. Poprzednie spotkanie odbyło się w Sejnach. Ponieważ praca dotyczy tradycji i kultury miejsc, z których pochodzą dzieci, jednoznacznym było więc by tegoroczne warsztaty miały miejsce właśnie w Gotkach. Ze względu na bliską współpracę cena zakwaterowania i wyżywienia była preferencyjna. Uznaliśmy, że w tym przypadku zbieranie ofert jest działaniem nieadekwatnym do sytuacji, tym bardziej, że w okolicach Gotek nie istnieją żadne inne możliwości zakwaterowania.
W przypadku realizacji programu "Klasa Dziedzictwa Kulturowego" wybór miejsca podyktowany był koniecznymi wymogami jakie stawiał program warsztatów. Potrzebne było miejsce blisko Sejn, posiadające rozległą przestrzeń łąk, lasu, bezpośredni dostęp do jeziora i odpowiednie zaplecze pomieszczeń do prac warsztatowych (stodoła, sala do projekcji filmowych i spotkań), a także przestrzeń i warsztat do budowy wielkich konstrukcji architektonicznych, projektowanych i wykonywanych w czasie trwania projektu. Miejsce to posiadało również zaplecze kwaterunkowo - żywieniowe. Biorąc pod uwagę te wszystkie potrzeby gospodarstwo w Czarnej Buchcie było jedynym miejscem, które sprostać mogło wymogom projektu.
3) Projekt "Człowiek Pogranicza" - Arvo Part - wydatkowano kwotę 50.000 zł, w tym;
a) na honoraria dla prelengentów krajowych i zagranicznych wydatkowano -29.775 zł,
b) na materiały plastyczne do aranżacji wystaw wydatkowano - 2.144 zł,
c) na wyżywienie i noclegi uczestników seminarium wydatkowano kwotę 18.081 zł.
Na honoraria wydatkowano kwotę wyższą, a na noclegi i wyżywienie kwotę niższą, niż wynika to z § 5 Porozumienia.
Wyjaśnienia głównej księgowej Marii Dybiżbańskiej: Zgodnie z zapewnieniem Ministra Kultury Waldemara Dąbrowskiego (pismo z dnia 11 lipca 2003 r. ) Ośrodek "Pogranicza - sztuk, kultur, narodów" miał otrzymać dodatkowe środki na realizację projektu "Człowiek Pogranicza" - Arvo Part, do chwili obecnej środki nie wpłynęły na konto Ośrodka w związku z trwającymi nadal uzgodnieniami przy podpisywaniu kolejnego Porozumienia. W pierwszej kolejności opłacono rachunki za honoraria, dlatego iż wynikało to z terminu płatności podatku od tych umów. Natomiast faktura za wyżywienie i zakwaterowanie wystawiona przez Dom Pracy Twórczej w Wigrach jest nadal nie opłacona (będzie opłacona po przekazaniu dodatkowych środków przez Ministerstwo Kultury na podstawie kolejnego porozumienia), ale nie ma skutków ubocznych związanych z płaceniem odsetek, zostało to ustalone w wyniku negocjacji z dostawcą.
W trakcie kontroli zapoznano się z merytoryczną stroną realizacji programów. Zapoznano się z następującymi dokumentami: sprawozdaniami merytorycznymi z przebiegu zadań, dokumentacją fotograficzną, video, relacjami prasowymi i drukami okolicznościowymi (folderami, programy, zaproszenia). Na tej podstawie oraz przeprowadzonych rozmów z Wojciechem Szroederem stwierdzono, że zadania merytoryczne zostały wykonane prawidłowo, w pełnym zakresie i w wymaganym terminie. Ponadto w uroczystościach nadania tytułu Człowieka Pogranicza Panu Arvo Pärt uczestniczył Janusz Kazimierz Krzyżewski Marszałek Województwa Podlaskiego.
Czynności kontrolne odnotowano w Ewidencji Kontroli Ośrodka "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" pod pozycją 18.
Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Ustalenia zawarte w niniejszym protokole zostały omówione z Dyrektorem kontrolowanej jednostki przy współudziale Głównego Księgowego.
Do protokołu załączono 4 załączniki.
Dyrektora kontrolowanej jednostki powiadomiono o prawie zgłoszenia, w ciągu 3 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień, co do jego treści, zgodnie z § 23 ust.1 Uchwały nr 46/517/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 27 sierpnia 2003 r.
Załączniki:
1. Wyjaśnienia do kontroli dotyczącej realizacji porozumienia Nr 45/1809, 1810, 1811/DEK z dnia 9 lipca 2003 r.
2. Umowa o współpracy z dn. 4 września 2003 r. pomiędzy Fundacją Pogranicze a Ośrodkiem "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów".
3. Pismo z dn. 12.07.03 r. Ośrodka "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" do Fundacji Pogranicze zawierające prośbę o wsparci finansowe realizowanych projektów (Kroniki Sejneńskie, Klasa Dziedzictwa Kulturowego, Człowiek Pogranicza - Arvo Part) oraz zobowiązanie zwrotu wsparcia po otrzymaniu dotacji z Ministerstwa Kultury na rok 2003.
4. Pismo z dn. 14.07.03 r. Fundacji Pogranicze do Ośrodka "Pogranicze - sztuk, kultur, narodów" zawierające zgodę na wsparcie finansowe Ośrodka na realizację projektów.
Białystok, 16.01.2003
Kierownik Jednostki Kontrolowanej Kontrolujący
.....................................................
Aneta Putko - podinspektor
Departament Edukacji i Kultury
.......................................................
Anatol Wap - inspektor
Departament Edukacji i Kultury