Protokół z Kontroli w Filharmonii
PROTOKÓŁ
problemowej kontroli dotyczącej realizacji porozumienia Nr 86/502/DSPT/Śr.S/2003/483 z dnia 31 grudnia 2003 r. przeprowadzonej w dniu 29 marca 2004 r. w Filharmonii Białostockiej przez Anetę Putko - podinspektora w Departamencie Edukacji i Kultury oraz Helenę Marcinkiewicz - inspektora w Departamencie Edukacji i Kultury, działających na podstawie Upoważnienia Nr 3/2004 z dnia 22.03.2004 r. wydanego przez Zastępcę Dyrektora Departamentu Edukacji i Kultury.
ZAKRES KONTROLI
zakres merytoryczny zrealizowanych zadań
zakres finansowy zrealizowanych zadań
USTALENIA OGÓLNE
Filharmonia Białostocka, ul. Podleśna 2, 15-300 Białystok;
REGON 000278971; NIP 542-020-89-16 ; dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Marcin Niesiołowski.
Wyjaśnień w toku kontroli udzielili:
1. Dyrektor - Marcin Niesiołowski
2. Kierownik Biura Koncertowego - Lucyna Syta- Prokopiuk
3. Główny Księgowy - Irena Nikiterowicz
USTALENIA SZCZEGÓLNE
Zgodnie z Porozumienie Nr 86/502/DSPT/Śr.S/2003/483 z dnia 31 grudnia 2003 r. wydatkowano kwotę 60.000 zł na realizację zadania pn.: "Zadania promocyjne i przygotowawcze do obchodów jubileuszu 50-lecia istnienia Filharmonii Białostockiej (wrzesień-grudzień2003)".
Kwotę 60.000 zł zgodnie z załącznikiem nr 1 do Porozumienia wydatkowano następująco:
- 20.000 zł, - przeznaczono na usługi obce; w tym 15.000 zł - wydanie folderu okolicznościowego, 5.000 zł - wydanie płyty CD.
- 40.000 zł, - przeznaczono na honoraria i wynagrodzenia; w tym 25.000 zł - honorarium autorskie dla kompozytora za okolicznościowy utwór muzyczny na orkiestrę symfoniczną, 11.500 zł - wynagrodzenie artysty plastyka statuetek mosiężnych z okazji obchodów jubileuszu 50-lecia, 3.500 zł - honorarium solistki koncertu inaugurującego obchody 50-lecia istnienia Filharmonii Białostockiej.
Ogólny koszt zadania wyniósł 123.174,63 zł, z tego Ministerstwo Kultury sfinansowało 60.000 zł. Pozostała kwota została sfinansowana przez: sponsorów - 35.500 zł, Urząd Miejski w Białymstoku - 3.000 zł, oraz wkład własny - 24.674,63 zł.
Kontrolujący stwierdzają, iż: honoraria autorskie dla artysty plastyka wypłacono dn.27.02.04r. na podstawie umów o dzieło i listy płac, honorarium solistki Tatiany Shebanovej wypłacono na podstawie umowa z Impresariatem Artystyczny Marią Błaszczak oraz faktury VAT. Dnia 25.X.2003 r zostało zawarte porozumienie pomiędzy Agencją Reklamową "Admis" a Filharmonią Białostocką na wykonanie całości prac wydawniczych związanych z obchodami jubileuszu 50-lecia istnienia Filharmonii Białostockiej na podstawie jednego projektu autorskiego. W związku z powyższym skład i druk folderu okolicznościowego - jubileuszowego (1200 sztuk) opłacono dn. 17.02.04 r. na podstawie faktury VAT. Wydanie płyty CD opłacono dn. 24.02.04 r. na podstawie faktury VAT.
Dotacja celowa na realizację zadania pn. "Zadania promocyjne i przygotowawcze do obchodów jubileuszu 50-lecia istnienia Filharmonii Białostockiej (wrzesień-grudzień2003)" w wysokości 60.000 zł została w całości wykorzystana zgodnie z ustalonym Porozumieniem Nr 86/502/DSPT/Śr.S/2003/483 z dnia 31 grudnia 2003 r. w terminie. Po zapoznaniu się z umowami, rachunkami, kontrolujący stwierdzają, iż od strony formalno - prawnej dokumenty te nie budzą zastrzeżeń.
W trakcie kontroli zapoznano się z dokumentacją zawierającą materiały dotyczące merytorycznej realizacji Harmonogramu- etapów realizacji projektu pn. "Zadania promocyjne i przygotowawcze do obchodów Jubileuszu 50- lecia istnienia Filharmonii Białostockiej wrzesień - grudzień 2003). Pełna dokumentacja mieści się w teczce oznaczonej: "Porozumienie Nr 86/502/DSPT/Śr.S/2003/483 z dnia 31 grudnia 2003 r.". Zawiera ona między innymi: sprawozdanie merytoryczne, liczbę uczestników, notatki służbowe sporządzane na okoliczność zamiany planowanych zadań na inne zdaniem instytucji bardziej korzystne, np.: w miesiącu październiku w zamian za przeprowadzenie konkursu muzycznego zlecono napisanie utworu jednemu artyście (Ustawa z 10 czerwca 1999 r. o zamówieniach publicznych Dz.U. z 2002 r. art.71ust. 1,poz. 1), jak również notatki sporządzane w trakcje realizacji zadania, konsulatcji i ustaleń roboczych. Zapoznano się również z relacjami prasowymi i drukami okolicznościowymi (folderami, zaproszeniami, kopertami, okładkami, plakatami, płytą, projektami logo imprezy itp.). Na tej podstawie oraz przeprowadzonych rozmów zarówno z osobą odpowiedzialną bezpośrednio za realizację tego zadania Panią Lucyną Syta- Prokopiuk jak i Dyrektorem Panem Marcinem Niesiołowskim stwierdzono, że zadania merytoryczne zostały wykonane prawidłowo, w pełnym zakresie i w wymaganym terminie.
Czynności kontrolne odnotowano w Ewidencji Kontroli Filharmonii Białostockiej pod pozycją 1/2004 .
Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Ustalenia zawarte w niniejszym protokole zostały omówione z Dyrektorem kontrolowanej jednostki przy współudziale Głównego Księgowego.
Do protokołu załączono 6 załączników.
Dyrektora kontrolowanej jednostki powiadomiono o prawie zgłoszenia, w ciągu 3 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień, co do jego treści, zgodnie z § 23 ust.1 Uchwały nr 46/517/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 27 sierpnia 2003 r.
Załączniki:
1. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji "Zadania promocyjne i przygotowawcze do obchodów jubileuszu 50-lecia istnienia Filharmonii Białostockiej (wrzesień-grudzień2003)".
2. Płyta okolicznościowa CD.
3. Folder okolicznościowy.
4. Plakat okolicznościowy.
5. Dodatek jubileuszowy do "Rzeczpospolitej" z okazji 50-lecia Filharmonii Białostockiej.
6. Wycinki prasowe.
Białystok, 29.03.2004 rok
Kierownik Jednostki Kontrolowanej Kontrolujący
.....................................................
Aneta Putko - podinspektor
Departament Edukacji i Kultury
.......................................................
Helena Marcinkiewicz - inspektor
Departament Edukacji i Kultury